NRW-Justiz:  Justizverwaltungsvorschriften-Online

 

1. Zielsetzung

 

Regelung des Verfahrens und der Zuständigkeit in Bau- und Liegenschaftsangelegenheiten des Justizvollzugs. 

 

2. Planung und Durchführung von Baumaßnahmen

 

Bei der Planung und Durchführung von Baumaßnahmen nimmt die Leiterin oder der Leiter der Justizvollzugsanstalt (im Folgenden: Anstaltsleitung) die Nutzer- und Mieterinteressen in eigener Zuständigkeit wahr.

Soweit vom Bau- und Liegenschaftsbetrieb Nordrhein-Westfalen (im Folgenden: BLB NRW) Bau- oder Planungsunterlagen zur Abstimmung oder Freigabe vorgelegt werden, sind diese durch die Anstaltsleitung in eigener Zuständigkeit zu prüfen. Dabei beschränken sich die Prüfungen auf die für den Aufgabenbereich des Justizvollzuges relevanten Punkte. Diese sind:

• die vollzuglichen Belange,
• die Auswirkungen auf betriebliche Abläufe und
• die Sicherheit.

Auf die Regelungen zu Ziffer 5.1 wird besonders hingewiesen.

 

Die Freigabe von Bau- oder Planungsunterlagen erfolgt durch die Anstaltsleitung mit den erforderlichen Maßgaben. Sie weist klarstellend auf die vorgenannte Beschränkung des Prüfumfanges hin. Eine baufachliche oder technische Prüfung erfolgt durch die Anstaltsleitung nicht. Diese Prüfung fällt in die originäre Zuständigkeit des BLB NRW.

 

3. Mietverträge und Ergänzungsvereinbarungen

 

3.1.Grundsätze

 

Der Abschluss von Mietverträgen und die Verlängerung von Mietverhältnissen, Ergänzungsvereinbarungen zu Mietverträgen und Nachträgen zu Mietverträgen (im Folgenden: Verträge) bedürfen der vorherigen Zustimmung des Ministeriums der Justiz (JM).

Eine Zustimmung ist nicht erforderlich, soweit die Anstalt die Maßnahme vollständig aus Titel 519 03 finanziert und keine Verlängerung des Mietverhältnisses mit ihr verbunden ist.

Die vorherige Prüfung sämtlicher Verträge auf ihre rechtliche und sachliche Richtigkeit obliegt der Anstaltsleitung. Die inhaltliche Prüfung des Vertrags umfasst insbesondere die vollständige Angabe der durch den BLB NRW zu erbringenden Bauleistung (Bausoll), die regelmäßig durch die beigefügte Leistungsbeschreibung oder das beigefügte Leistungsverzeichnis konkretisiert wird. Des Weiteren sind unter Beachtung der bestehenden Vorgaben des Haushaltsrechts auch die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit zu berücksichtigen und entsprechende Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen durchzuführen. Die Prüfung muss sich insbesondere auf die Punkte der als Anlage 1 beigefügten Checkliste erstrecken. Sie ist entsprechend in den Akten zu dokumentieren.

 

Die Anstaltsleitung legt die Entwürfe der vorgenannten Verträge nach erfolgter Prüfung dem JM auf dem Berichtswege vor. Der Bericht enthält (regelmäßig)

• Sachverhaltsdarstellung
• Begründung der Notwendigkeit, Erforderlichkeit und Wirtschaftlichkeit der Maßnahme sowie
• Bestätigung, dass die vorgenommene Prüfung ohne Beanstandungen erfolgt ist.

Sollten sich Beanstandungen ergeben haben, sind diese vor der Vorlage mit der zuständigen BLB-Niederlassung zu klären. Hierauf ist in dem Bericht einzugehen.

 

Auf der Grundlage des Berichtes entscheidet das JM über die Zustimmung zum Abschluss des jeweiligen Vertrages. Die Unterzeichnung des Vertrages erfolgt sodann durch die Anstaltsleitung.

 

Die Anstaltsleitung übersendet eine Kopie des unterzeichneten Vertrages dem JM zur dortigen Akte.

 

3.2 Verlängerungen des Mietverhältnisses

 

Bei Verlängerungen des Mietverhältnisses ist grundsätzlich im Vertrag festzuschreiben, welche Bauleistungen (vgl. Ziff. 3.1) der BLB NRW zum Erhalt und zur Verbesserung der Mietsache erbringen muss; eine über die automatische 2-jährige Verlängerung des Mietverhältnisses hinausgehende Verlängerung ohne Vereinbarung eines Bausolls kommt grundsätzlich nicht in Betracht.

 

3.3 Mietminderungen

 

Mietminderungen sind seitens der Anstaltsleitung in eigener Zuständigkeit rechtlich zu prüfen und durchzuführen. Das JM ist wegen der Mietmittel unter Beifügung des an den BLB NRW gerichteten Anschreibens, aus dem sich Grund und Höhe der Mietminderung hinreichend konkret ergeben, im Berichtswege in Kenntnis von der erfolgten Mietminderung zu setzen. Die eingesparten Haushaltsmittel sind für Zahlungen der Mieten auf Grundlage der vereinbarten Verträge bestimmt und dürfen nur nach vorheriger Abstimmung mit dem JM zur Deckung anderer Ausgaben herangezogen werden. Auch von der haushaltsrechtlichen Regelung, nach der im Hinblick auf die Einführung des Verfahrens EPOS.NRW der Haushaltsgesetzgeber gemäß
§ 25 Abs. 2 Haushaltsgesetz 2019 weitgehende Deckungsmöglichkeiten vorsieht, darf insofern nicht ohne Zustimmung Gebrauch gemacht werden.

 

4. Anmeldung und Bewirtschaftung von Haushaltsmitteln

 

4.1 Grundsätze

 

Im Rahmen der jährlichen Haushaltsmittelanmeldung sowie der mittelfristigen Finanzplanung stellt die Anstaltsleitung die beabsichtigten Baumaßnahmen dar und meldet sie, den bestehenden haushaltsrechtlichen Vorgaben entsprechend, unter Vorlage der Planungsunterlagen gemäß § 24 LHO an.

 

Soweit darüber hinaus Baumaßnahmen im laufenden Haushaltsjahr zwingend realisiert werden müssen, berichtet die Anstaltsleitung zur Notwendigkeit der Baumaßnahmen und beziffert die benötigten Haushaltsmittel.

 

Die Anmeldungen müssen Angaben über die Art, Dauer, Haftplatzrelevanz, Kosten und Notwendigkeit der Maßnahme enthalten. Die Vorgaben des Haushaltsaufstellungserlasses sind zu beachten.

 

Eine über die Anmeldung hinausgehende notwendige Mittelverstärkung meldet die Anstaltsleitung ebenfalls unter Darlegung der Gründe für die Mehrkosten im Berichtswege an. So lange die erforderlichen Haushaltsmittel nicht zugewiesen wurden, dürfen keine Zahlungsverpflichtungen eingegangen und keine Maßnahmen ergriffen werden, die zu Mehrkosten führen.

 

Für alle zugewiesenen Haushaltsmittel berichtet die Anstaltsleitung, sobald ein Mittelabfluss im laufenden Haushaltsjahr nicht mehr zu erwarten ist, damit die Mittel gegebenenfalls entzogen und zur Umsetzung anderer Maßnahmen eingesetzt werden können.

 

Sofern Verpflichtungsermächtigungen für die Folgejahre benötigt werden, ist dies ebenfalls in der Anmeldung mitzuteilen.

 

Auch bereits begonnene Baumaßnahmen sind jährlich wiederkehrend in die Haushaltsanmeldung für das laufende Jahr und die Folgejahre aufzunehmen, so lange noch Mittel zur Umsetzung benötigt werden.

 

Im Übrigen sind die Vorgaben des Rundschreibens des Ministeriums der Finanzen zur Feststellung des jeweiligen Haushalts gem. VV Nr.1.1 zu § 34 LHO nebst den vom JM bekanntgegebenen ergänzenden Bewirtschaftungsgrundsätzen sowie des Zuweisungserlasses zu berücksichtigen.

 

4.2 Planungskostenvereinbarung und Ergänzungsvereinbarung zur Durchführung von Maßnahmen

 

Grundsätzlich ist zunächst eine Mietvertragsergänzung über die Durchführung der Planung (Planungskostenvereinbarung) und in der Regel erst nach Abschluss der Leistungsphase 5 der HOAI (Ausführungsplanung) eine Mietvertragsergänzung über die Ausführung abzuschließen. In einer Anlage zum Vertrag sind jeweils die durch den Nutzer vorgegebenen baulichen Mindestanforderungen (Nutzersoll, vgl. Ziff. 5) eindeutig zu beschreiben. Bei Vereinbarungen zur Ausführung der Baumaßnahme ergibt sich regelmäßig das Bausoll aus der Ausführungsplanung. Auf den in der Anlage 2 befindlichen Prüfungsablauf wird hingewiesen.

 

Es ist außerdem zu beachten, dass zunächst die benötigten Mittel zur Deckung von Planungskosten und regelmäßig erst nach Abschluss der Planung die Ausführungskosten angemeldet werden.

 

4.3 Buchungen in SAP

 

Sobald die Anstaltsleitung eine rechtsverbindliche Verpflichtung eingeht (z.B. durch Unterzeichnung einer Mietvertragsergänzung), ist eine Mittelbindung einzutragen.

Bei „normalen“ Mittelbindungen liegt die Fälligkeit im laufenden Haushaltsjahr. Im Unterschied dazu handelt es sich bei der Inanspruchnahme von Verpflichtungsermächtigungen immer um Mittelbindungen mit Fälligkeiten in den Folgejahren. In beiden Fällen ist die Mittelbindung (mit den entsprechenden Fälligkeiten) im SAP-System zu buchen, damit erkennbar ist, in welchem Umfang bereits rechtliche Verpflichtungen eingegangen worden sind und wann diese zur Zahlung abgebaut werden. Nach Unterzeichnung einer Mietvertragsergänzung wird die Anlage der Mittelbindung im SAP-System spätestens mit der nächsten Eintragung in der Baudatenbank dokumentiert.

 

4.4. Mittelrückflüsse bei Kapitel 04 410 Titel 711 52

 

Soweit gemäß Haushaltsvermerk bei Erstattungen von aus diesem Titel geleisteten Beträgen die Absetzung von der Ausgabe zugelassen ist, bucht die Anstaltsleitung entsprechende Rückzahlungen bei dem Ausgabetitel und berichtet unverzüglich dem JM. 

 

4.5 Abschluss Baumaßnahmen

 

Nach Abnahme wird der Abschluss jeder Baumaßnahme durch die Anstaltsleitung in der Baudatenbank vermerkt. Die Schlussrechnung ist seitens der Anstalt in eigener Zuständigkeit auf sachliche und rechnerische Richtigkeit zu prüfen. Sich hieraus ergebende Handlungsnotwendigkeiten sind in eigener Zuständigkeit gegebenenfalls mit der zuständigen BLB-Niederlassung zu klären. Außerdem erfolgt ein abschließender Bericht an das JM, woraus sich ergibt, dass die Schlussrechnung geprüft und für sachlich und rechnerisch richtig beurteilt wurde.

 

5. Festlegung des Nutzersolls

 

5.1 Technisches Raumbuch

 

Das gemeinsam mit dem BLB NRW erarbeitete Technische Raumbuch (im Folgenden: TRB) gilt grundsätzlich nur für Neubauten. Für Umbauten im Bestand dient das TRB als Leitfaden.

 

Sofern bei Neubauten vom TRB abgewichen werden soll, ersucht die Anstaltsleitung das JM im Berichtswege um Zustimmung. Im Bericht ist der Sachverhalt vollumfänglich darzustellen und die Notwendigkeit ggf. unter Beifügung von Plänen bzw. Skizzen und Fotografien zu begründen.

 

Im Übrigen erfolgt bei Abweichungen vom TRB die durch die Anstaltsleitung gemäß Ziff. 2 vorzunehmende Prüfung der Bau- und Planungsunterlagen einzelfall- und anlassbezogen in Abstimmung mit dem JM.

 

5.2 Raumbedarfsplan

 

Vor Beginn der Planungen für Neu- und Erweiterungsbauten ist durch die Anstaltsleitung auf der Grundlage und nach den Vorgaben des Musterraumprogramms ein Raumprogramm zu erstellen und dem JM zur Genehmigung vorzulegen. Das JM beteiligt das Ministerium der Finanzen (FM). Anschließend erteilt das JM bei Vorliegen der Voraussetzungen die Genehmigung im Erlasswege. Die Anstaltsleitung leitet das Raumprogramm und die Genehmigung des JM dem BLB NRW zu. Dabei weist sie auf die Einhaltung des Raumprogramms sowie konkret auf etwaige Abweichungen hin.

 

5.3 Betriebs- und Sicherheitskonzept

 

Bei Neu- und Erweiterungsbauten wird vor Beginn der Planungen durch die Anstaltsleitung ein Betriebs- und Sicherheitskonzept erstellt. Das Betriebs- und Sicherheitskonzept ist vor der Zuleitung an den BLB NRW dem JM zur Genehmigung vorzulegen.

 

6. Besonderheiten bei Maßnahmen in Eigenregie

 

6.1 Vertragliche Regelungen im Verhältnis zum BLB NRW

 

Vor Baubeginn von Maßnahmen, die in Eigenregie durchgeführt werden, muss eine schriftliche Zustimmung der örtlich zuständigen BLB-Niederlassung zu der Baumaßnahme vorliegen. Zudem darf die Umsetzung der Maßnahme nicht zu Haftungsausschlüssen zu Lasten der Justiz führen.

 

6.2 Einhaltung der baurechtlichen Anforderungen

 

Gemäß § 60 BauO NRW bedarf die Errichtung, Änderung, Nutzungsänderung und Beseitigung baulicher Anlagen grundsätzlich einer Baugenehmigung. Auch eine etwaige Genehmigungsfreiheit im Einzelfall entbindet nicht von der Pflicht, die öffentlich-rechtlichen Anforderungen an eine bauliche Anlage einzuhalten. Wenn eine bauliche Maßnahme, auch eine Nutzungsänderung, von der Anstalt selbst in Eigenregie durchgeführt wird, so ist die Anstaltsleitung verpflichtet, die Einhaltung der Baugenehmigungspflicht sowie der sonstigen Anforderungen sicherzustellen.

 

7. Baudatenbank

 

In die Baudatenbank sind die folgenden Baumaßnahmen jeweils bis zum 10. Kalendertag eines jeden Monats einzutragen bzw. fortzuschreiben:

• alle haftplatzrelevanten Maßnahmen (auch wenn sie in Eigenregie durch die JVA oder im Rahmen seiner Eigentümerverpflichtung durch den BLB NRW durchgeführt werden),
• alle mietfinanzierten Maßnahmen (insbesondere aus Kapitel 04 410 Titel 518 04) und/ oder,
• alle aus der Hauptgruppe 7 des Landeshaushaltes finanzierten Maßnahmen (insbesondere aus Kapitel 04 410 Titel 711 52).

 

Die erste Eintragung erfolgt bei einer Konkretisierung der Planungen, jedoch spätestens vor der Haushaltsanmeldung bzw. Mittelanforderung. Für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Angaben ist die Anstaltsleitung verantwortlich.

 

8. Dienstwohnungen und Wohnungen des Landes Nordrhein-Westfalen (Landesmietwohnungen)

 

Die Zuständigkeiten für die Verwaltung von Dienstwohnungen bei Justizvollzugsanstalten ergeben sich aus der Verordnung über Dienstwohnungen für die Beamtinnen und Beamten und die Richterinnen und Richter des Landes Nordrhein-Westfalen sowie die Beamtinnen und Beamten der Gemeinden und Gemeindeverbände

(Dienstwohnungsverordnung - DWVO) in der jeweils gültigen Fassung.

 

Soweit nichts anderes geregelt ist, sind nach § 1 Absatz 4 DWVO die Justizvollzugsanstalten aufsichtsführende Behörde für die ihr zugeordneten Dienstwohnungen. Der Justizvollzugsanstalt obliegt auch die Verwaltung der ihr zugeordneten Dienstwohnungen (§ 1 Absatz 5 DWVO – hausverwaltende Dienststelle).

 

Das JM kann die Verwaltung von Dienstwohnungen seines Geschäftsbereichs einer anderen Justizvollzugsanstalt übertragen.

 

Die Übergabe einer Dienstwohnung erfolgt durch die hausverwaltende Behörde auf Grund einer Verhandlung nach dem Muster der Anlage 2 zu den Verwaltungsvorschriften über Dienstwohnungen (DWVV) in der jeweils gültigen Fassung.

 

Vorhandene Dienstwohnungen sind weiterzuführen. Sie sind in Mietwohnungen umzuwandeln oder aufzugeben, wenn die Voraussetzungen nach § 1 DWVO, in Verbindung mit den DWVV Nummer 1.1 Satz 1, nicht vorliegen.

 

Die Aufgabe von Dienstwohnungen und die Umwidmung (Umwandlung) von Dienstwohnungen in Mietwohnungen unterliegen dem Zustimmungsvorbehalt des JM.

 

Das Dienstwohnungsverzeichnis ist zu führen und dem JM zum 01.01. eines Jahres vorzulegen.

 

Für Mietwohnungen gilt die Verordnung „Vermögensverwaltung des Landes - Vermietung von Wohnungen des Landes Nordrhein-Westfalen (Landesmietwohnungsanordnungen – LMWA – Nummer 1.1 LMWA)“ in der jeweils gültigen Fassung.

 

9. Beteiligung

 

Unabhängig von den vorstehenden Regelungen unterrichtet die Anstaltsleitung das JM über Angelegenheiten von grundsätzlicher oder landesweiter Bedeutung und stimmt das Vorgehen entsprechend ab.

 

Die Anstaltsleitung führt die notwendigen Beteiligungen durch.

Sie prüft in diesem Rahmen auch die Notwendigkeit der Beteiligung der folgenden Stellen:

• Schwerbehindertenvertretung,
• Gleichstellungsbeauftragte,
• Personalvertretung,
• Sicherheits- und Ordnungsdienst,
• Religionsgemeinschaften,
• Arbeitskreis „Sport in Justizvollzugsanstalten“,
• Fachkraft für Arbeitssicherheit
• Beauftragte für Brandsicherheit / ggfls. Brandschutzbeauftragte

und veranlasst gegebenenfalls das Erforderliche.

 

Bei Neubauten berichtet die Anstaltsleitung außerdem dem JM, damit von dort die nach der gemeinsamen Rahmenvereinbarung zur Integration schwerbehinderter Menschen in die Dienststellen der Justiz des Landes NRW gem. § 83 SGB IX erforderlichen zusätzlichen Beteiligungen der Hauptschwerbehindertenvertretungen erfolgen können.

 

10. Geltungsbereich

 

Über die Justizvollzugsanstalten hinaus gelten vorstehende Regelungen entsprechend für die Justizvollzugsschule Nordrhein-Westfalen, die Jugendarrestanstalten und das Justizvollzugkrankenhaus Nordrhein-Westfalen.

 

11. In-Kraft-Treten

 

Diese RV tritt am 01.01.2020 in Kraft.