NRW-Justiz:  Justizverwaltungsvorschriften-Online

Den nachstehenden im MBl. NW. 1986 S. 275 veröffentlichten Gem.RdErl. des Innenministers und des Kultusministers vom 20.02.1986 (SMBl. NRW. 203034) gebe ich zur Beachtung bekannt, soweit er für den Geschäftsbereich der Justizverwaltung Bedeutung hat:

I.
Aufbewahrung
Entfällt.

Für die Personalakten der Justizbediensteten, der Rechtsanwälte, Notare, Rechtsbeistände und Prozeßagenten gelten besondere Aufbewahrungsbestimmungen (1452/JVV).

II.
Aussonderung, Archivierung und Vernichtung
Nach Ablauf der festgelegten Aufbewahrungsfristen ist ein dienstliches Interesse an einer weiteren Aufbewahrung der in Abschnitt I aufgeführten Akten nicht mehr gegeben; sie sind nach Maßgabe der folgenden Vorschriften auszusondern und den Staatsarchiven anzubieten bzw. zu vernichten.

l  Personalakten
Personalakten sind nach Ablauf der in Abschnitt I Ziff. l festgelegten Aufbewahrungsfristen den Staatsarchiven anzubieten. Zu diesem Zweck ist dem zuständigen Staatsarchiv eine Aussonderungsliste (Anlage 1) in zweifacher Ausfertigung zu übersenden. In ihr sind vom Staatsarchiv die zur Ablieferung vorzusehenden Akten zu kennzeichnen. Die Zweitausfertigung ist mit den Einträgen des Staatsarchivs der anbietenden Stelle zurückzugeben. Die in der Liste gekennzeichneten Akten sind an das Staatsarchiv abzuliefern. Die übrigen Akten sind von der Behörde oder Einrichtung selbst zu vernichten.
Die Entscheidung über die Archivwürdigkeit der angebotenen Akten steht nur den Staatsarchiven zu. Erweisen sich abgelieferte Akten gleichwohl als nicht archivwürdig, werden sie von den Staatsarchiven selbst vernichtet; die abliefernde Stelle ist über die Vernichtung zu unterrichten.
Personalakten von nur aushilfsweise beschäftigten Arbeitnehmern bzw. Mikrofilme mit diesen Vorgängen sind den Staatsarchiven nicht anzubieten. Sie sind nach Ablauf der für sie geltenden Aufbewahrungsfristen zu vernichten.

1.1 Ablieferungsstellen sind:

a) für die obersten Landesbehörden das Nordrhein-Westfälische Hauptstaatsarchiv in Düsseldorf,
b) für die nachgeordneten Behörden und Einrichtungen des Landes in den Regierungsbezirken
   Düsseldorf und Köln das Nordrhein-Westfälische Hauptstaatsarchiv in Düsseldorf,
c) für die nachgeordneten Behörden und Einrichtungen des Landes in den Regierungsbezirken Arnsberg
   und Münster das Nordrhein-Westfälische Staatsarchiv in Münster,
d) für die nachgeordneten Behörden und Einrichtungen des Landes im Regierungsbezirk Detmold
   das Nordrhein-Westfälische Staatsarchiv in Detmold.

Die Abgabe der Personalakten soll nur einmal jährlich nach Abstimmung mit dem zuständigen Staatsarchiv erfolgen.

1.2 Beihilfevorgänge
Beihilfevorgänge sind nicht archivwürdig. Soweit sie gesondert in einem Unterordner aufbewahrt werden oder ihre Aussonderung ohne unverhältnismäßig hohen Verwaltungsaufwand möglich ist, sind sie nach Ablauf der in Abschnitt I Ziff. 2 festgelegten Aufbewahrungsfristen von den Behörden und Einrichtungen selbst zu vernichten.

2 Vernichtung durch Dritte
Falls die Vernichtung der Personalakten von der ermächtigten Behörde oder Einrichtung nicht selbst vorgenommen wird, dürfen die Akten nur an zuverlässige Unternehmer zum Vernichten (Einstampfen - Zerreißen - Verbrennen) veräußert werden.
In diesem Fall sind Transport und Vernichtung unter Aufsicht eines hiermit besonders beauftragten Bediensteten der zur Vernichtung ermächtigten Behörde oder Einrichtung durchzuführen.
Jede Vernichtung ist in geeigneter Weise durch die ermächtigte Behörde oder Einrichtung zu dokumentieren.

III.
Übergangsvorschriften
Besoldungs-, Vergütungs- und Lohnakten, die das Landesamt für Besoldung und Versorgung den personalaktenführenden Stellen nach bisher geltendem Recht zugesandt hat, können bei Besoldungsakten 5 Jahre, bei Vergütungs- und Lohnakten 6 Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem die letzte Zahlung geleistet worden ist, vernichtet werden; Versorgungsakten sind dem Landesamt für Besoldung und Versorgung zurückzusenden.

Ergänzend bestimme ich:

1.
Die Vorschriften in Abschnitt A gelten für die Personalakten der Richter entsprechend.

2.
Die nach Abschnitt A II in Betracht kommende Abgabe der Personalakten ist nach Ablauf der in den Aufbewahrungsbestimmungen angeordneten Aufbewahrungsfristen in die Wege zu leiten. Beihilfenhefte, die sich noch bei den abzugebenden Personalakten befinden, sind vor der Abgabe der Personalakten an die Staatsarchive aus diesen herauszunehmen und zu vernichten.

3.
Untergerichtliche und unterbehördliche Personalakten, deren Weglegung verfügt ist, sind zu den obergerichtlichen bzw. oberbehördlichen Personalakten zu nehmen.

4.
Abschnitt A II gilt auch für die Akten der Notare, Rechtsanwälte und Rechtsbeistände; Nr. 2 und 3 gilt entsprechend.

Die Rundverfügungen vom 14.1.1975, 11.7.1983, 12.8. 1983 und 25.6.1984 (alle 2051 - I C. 22; jetzt 2051 -I B. 22) werden aufgehoben.