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Geschäftliche Behandlung der Angelegenheiten
nach Art. 5 Abs. 2, Art. 7 Abs. 2 des Haager Übereinkommens vom 5. Oktober 1961 - Apostille -
AV d. JM vom 11. Mai 1971 (1456 - I B. 2) - JMBl. NRW S. 121 -

I.

1.
Die geschäftliche Behandlung der Anträge auf

a) Ausstellung der Apostille (Art. 5 Abs. 2 des Haager Übereinkommens vom 5. Oktober 1961 zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation - BGBl. II 1965 S. 876 -),

b) Feststellung der Übereinstimmung der Angaben in der Apostille mit denen des Registers (Art. 7 Abs. 2 des vorgenannten Übereinkommens)

richtet sich nach den Vorschriften der Generalaktenverfügung und den nachstehenden besonderen Bestimmungen.

2.
Die Anträge auf Ausstellung der Apostille sind jahrgangsweise in ein Register nach dem Muster der Anlage 1 (Spalten 1 bis 4) einzutragen. Das Register kann als Verzeichnis in Loseblattform zur Aufnahme in Schnellheftern oder in Karteiform im Format DIN A 4 quer geführt werden.
Die Anträge nebst den zugehörigen Schriftstücken sind zu Sammelakten zu nehmen, die das Aktenzeichen 9101 E oder, soweit die Generalakten nicht als Einzelakten gegliedert sind, das entsprechende Hauptgebiets-, Gruppen- oder Untergruppenaktenzeichen (9 E, 91 E oder 910 E) erhalten. Für die Bildung der Geschäftsnummer gelten die §§ 7, 10 GenAktVerfg. Als Unterscheidungszeichen ist die laufende Nummer des Registers nach Anlage 1 unter Beifügung der Jahreszahl zu verwenden.

3.
Die Apostille (Art. 4 des Übereinkommens) wird unter Verwendung eines Vordrucks nach dem Muster der Anlage 2 hergestellt und mit der Urkunde mittels Schnur und Siegel dauerhaft verbunden. In den Fällen, in denen auf der Urkunde genügend Raum vorhanden ist, kann die Apostille auch mittels eines gewölbten Stempels, der in Form, Fassung und Abmessungen der Anlage 2 entspricht, auf die Urkunde selbst gesetzt werden. Über die Ausstellung der Apostille sind die nach Art. 7 Abs. 1 des Übereinkommens vorgeschriebenen Angaben in das Register (Spalten 5 bis 9) einzutragen. Die Zurückweisung eines Antrags ist in Spalte "Bemerkungen" des Registers zu vermerken.

4.
Die Anträge auf Feststellung der Übereinstimmung der Angaben in der Apostille mit denen des Registers sind ohne besondere registermäßige Erfassung zu den Vorgängen in den Sammelakten zu nehmen. Stimmen die Angaben in der Apostille mit denen des Registers überein, so wird dem Antrag durch eine Bestätigung nach dem Muster der Anlage 3 entsprochen. Ergibt die Prüfung, dass die Apostille im Register nicht vermerkt ist oder dass die in ihr enthaltenen Angaben mit denen des Registers nicht übereinstimmen, so ist dem Antragsteller ein entsprechender Bescheid zu erteilen; gleichzeitig ist mir hierüber zu berichten.

5.
Die Sammelakten (Nr. 2 Satz 3) sind fünf Jahre, die Register sind dauernd aufzubewahren.

II.

Die vorläufige Anordnung vom 10. Mai 1966 (1456 - I B. 2) wird hierdurch gegenstandslos.