NRW-Justiz:  Justizverwaltungsvorschriften-Online

---

Diese Richtlinien regeln für den Geschäftsbereich der Justiz die Zuständigkeiten und die Vorgehensweise bei der Betreuung von IT-Verfahren.  

1.
Mittelbehörden, denen ein IT-Verfahren zur fachlichen und technischen Pflege entsprechend Abschnitt B II des IT-Organisationskonzeptes (IT-OK) übertragen ist, richten hierfür unter ihrer Fachaufsicht eine Verfahrenspflegestelle ein. IT-Verfahren, die fachlich oder nach ihrem Einsatzbereich zusammengehören, können einer IT-Verfahrenspflegestelle zur gemeinsamen Pflege zugewiesen werden. Sie bilden in diesem Fall ein einheitliches IT-Verfahren im Sinne dieser Richtlinien.

2.
Die Verfahrenspflegestelle stellt sicher, dass das IT-Verfahren so rechtzeitig an sich verändernde rechtliche, organisatorische und technische Anforderungen angepasst wird, dass die mit seinem Einsatz verbundenen Vorteile erhalten bleiben. Ferner sorgt sie für Verbesserungen des IT-Verfahrens.

3.
Der Verfahrenspflegestelle obliegen im Rahmen dieser Zielsetzung vor allem folgende Aufgaben:

- Dokumentation des IT-Verfahrens,
- Erstellung und Pflege des verfahrensspezifischen Betriebskonzeptes unter Berücksichtigung der Belange des
  praktischen Einsatzes,
- Festlegung der technischen Anforderungen des IT-Verfahrens in Zusammenarbeit mit der zentralen IT-
  Beschaffungsstelle (ZIB) und dem Validierungszentrum (VZ),
- Erstellung und Fortschreibung von Schulungsunterlagen, Online-Hilfen und Handbüchern,
- vorausschauende Ermittlung neuer rechtlicher, organisatorischer oder technischer Anforderungen,
- Sammlung und Wertung von Verbesserungsvorschlägen und Fehlermeldungen,
- Erstellungsplanung neuer Verfahrensversionen,
- fachliche und - in Zusammenarbeit mit dem VZ - funktionelle Prüfung neu erstellter Verfahrensversionen vor ihrem
  Einsatz
- Verwaltung der Softwarekonfigurationen des Verfahrens,
- Pflege von verfahrensspezifischen Hilfsdaten (z. B. Listen, Formulare und Textbausteine),
- Durchführung aller notwendigen Programmierarbeiten, soweit nicht Dritte damit beauftragt sind,
- Mitwirkung bei der Abnahme von vertraglich geschuldeten Leistungen Dritter (z. B. Programmier- oder
  Beratungsleistungen),
- Erstellung von verfahrenspezifischen Datenschutz- und Datensicherheitskonzepten sowie von Mustern für
  Verfahrensbeschreibungen nach den Datenschutzgesetzen.

Daneben kann die Verfahrenspflegestelle seitens der Mittelbehörde mit Maßnahmen der Öffentlichkeitsarbeit (z. B. Verfahrenspräsentation, Erstellung von Broschüren, Mitwirkung an Ausstellungen und Messen) betraut werden.

(Fn 1) Die Verfahrenspflegestelle erledigt ihre Aufgaben - insbesondere im Bereich der Problembehebung -  soweit möglich im Wege des Fernzugriffs.

4.
Die für die Verfahrenspflege zuständige Mittelbehörde kann Justizangehörige ihres Geschäftsbereichs, die nicht der Verfahrenspflegestelle angehören, oder Dritte (z. B. Rechenzentren) mit der Durchführung von Teilaufgaben der Pflegestelle betrauen.

5.
Mit der Einrichtung der Verfahrenspflegestelle übernimmt diese sämtliche Aufgaben der für das IT-Vorhaben gebildeten IT-Arbeitsgruppe (Abschnitt B III IT-OK), deren Tätigkeit damit zugleich endet.

6.
Die Mittelbehörden unterrichten die ihrer Fachaufsicht unterliegenden Verfahrenspflegestellen über alle sich abzeichnenden rechtlichen, organisatorischen oder technischen Änderungen, soweit diese für das Verfahren von Bedeutung sind.

Die Verfahrenspflegestelle arbeitet mit den in Abschnitt D des IT-Organisationskonzeptes genannten zentralen Betriebseinrichtungen (BIT, TBZ, VZ und ZIB), falls diesen entsprechende Aufgaben des IT-Betriebs aus dem Einsatzbereich des Ver-fahrens übertragen worden sind, und mit einer Verfahrensbetriebszentrale, falls diese eingerichtet wurde, eng zusammen. (Fn 1) Ihr obliegen insofern insbesondere

- die Erarbeitung von Lösungsvorschlägen für Fehler, die im BIT nicht abschließend geklärt werden konnten,
- die Berücksichtigung der im VZ dokumentierten IT-Infrastruktur bei Verfahrensänderungen und -anpassungen,
- die Vorbereitung der Anträge auf Validierung von Verfahrensversionen,
- die fachliche Vorbereitung von Entwicklungsaufträgen an Externe in Zusammenarbeit mit der ZIB.

1.
Die Verfahrenspflegestelle stellt einmal jährlich eine Planung auf, aus der sich ergibt, welche Pflegemaßnahmen im nächsten Jahr (Feinplanung) und in den beiden darauf folgenden Jahren (Grobplanung) auf Grund veränderter rechtlicher, organisatorischer und technischer Anforderungen voraussichtlich notwendig werden (Verfahrenspflegeplan). In der Feinplanung sind die vorgeschlagenen Maßnahmen nach Dringlichkeit zu bewerten und jeweils mit einer Aufwandsschätzung zu versehen.

2.
Bei umfangreichen Verfahrensänderungen sind die für ein Änderungsprojekt nach Maßgabe der "Richtlinien für die Planung und Durchführung von IT-Projekten in der Justiz NRW (IT-Projektrichtlinien Justiz)" - Erlass vom 21.07. 1997 (1500 - I C (5). 16, heute: 1500 - I D. 16) notwendigen Maßnahmen vorzuschlagen.  

3.
Empfiehlt sich aus Wirtschaftlichkeitsgründen eine Ablösung des Verfahrens, so ist zur Frage des weiteren Vorgehens (Ersatz durch ein anderes Verfahren, Neuentwicklung) Stellung zu nehmen.

4.
Die für die Verfahrenspflege zuständige Mittelbehörde legt den Verfahrenspflegeplan mit einer Stellungnahme der Fachgruppe "IT-Integration"  - und ggf. des Verfahrenspflegeausschusses - dem Justizministerium zur Genehmigung vor. Genehmigte Verfahrenspflegepläne sind allen betroffenen Stellen, insbesondere den zentralen IT-Betriebsein- richtungen, bekannt zu geben.

1.
Die für die Verfahrenspflege zuständige Mittelbehörde ist befugt, Weiterentwicklungsaufträge nach Maßgabe des genehmigten Verfahrenspflegeplans im Rahmen der ihr dafür zur Verfügung gestellten Haushaltsmittel zu erteilen. Die Zuständigkeit der ZIB für die Vergabe von IT-Leistungen bleibt davon unberührt.

2.
Über die Ablösung von Verfahren entscheidet das Justizministerium (Abschnitt B I IT-OK).

1.
Für IT-Verfahren, die in den Geschäftsbereichen mehrerer Mittelbehörden eingesetzt werden, ist  ein Pflegeausschuss zu bilden. Diesem Ausschuss gehören mindestens an:

- ein(e) Vertreter(in) des Justizministeriums,
- die/der Leiter(in) der Verfahrenspflegestelle,
- die Vertreter(innen) der am planungsgemäßen Verfahrensbetrieb im Endausbau beteiligten Mittelbehörden,
- die/der Leiter(in) der Fachgruppe "IT-Integration" bei dem Präsidenten/der Präsidentin des Oberlandesgerichts
  Düsseldorf.

Vertreter weiterer Einrichtungen (z. B. Rechenzentren) können von der Mittelbehörde, der die fachliche und technische Verfahrenspflege übertragen ist, zu Mitgliedern des Pflegeausschusses bestellt werden, falls die Art des IT-Verfahrens dies erfordert.

Der Vorsitz des Pflegeausschusses obliegt der/dem Leiter(in) der Verfahrenspflegestelle. Es können jederzeit weitere Personen zu Beratungszwecken herangezogen werden.

2.
Dem Verfahrenspflegeausschuss obliegen

- die Beratung von fachlichen und betriebstechnischen Verfahrensfragen,
- die Abnahme des verfahrensspezifischen Betriebskonzeptes (Abschnitt I Nr. 3),
- die Stellungnahme zum Verfahrenspflegeplan (Abschnitt III),
- die geschäftsbereichsübergreifende Koordination von Ausweitungs- und Migrationsmaßnahmen.

Für IT-Verfahren, die im Rahmen eines Entwicklungsverbundes gepflegt werden, gelten diese Regelungen entsprechend. Die Verfahrenspflegestelle wirkt in diesen Fällen an der Abstimmung von Verbundmaßnahmen mit; Abschnitt A des IT-Organisationskonzeptes bleibt unberührt. In Verfahren, deren Pflege federführend übernommen worden ist, obliegen der Verfahrenspflegestelle zusätzlich die koordinierenden Aufgaben operativer Art.

Die betriebstechnische Betreuung des Verfahrens erfolgt nach Maßgabe von Abschnitt D des IT-Organisationskonzeptes und der dazu ergangenen Ausführungsbestimmungen (AB IT-OK).

Falls keine Verfahrensbetriebszentrale (Abschnitt D VII IT-OK) besteht, ist für das Verfahren eine eigene Betreuungskategorie einzurichten (Abschnitt IV der AB IT-OK). (Fn 1) Die dieser Kategorie zugeordneten Mitarbeiter(innen) nehmen alle administrativen und operativen Aufgaben des Verfahrensbetriebes nach Maßgabe des verfahrensspezifischen Betriebskonzeptes wahr, soweit nicht Sonderregelungen (z. B. für den zentralen Betrieb in Rechenzentren) bestehen.






Soweit IT-Leitstellen im Justizvollzug Aufgaben von Verfahrenspflegestellen wahrnehmen, gelten diese Richtlinien nach Maßgabe der in den Leistungskatalogen der IT-Leitstellen definierten Aufgaben entsprechend.

---

Fußnoten :

   Fn1: Geändert durch RV d. JM vom 28. Dezember 2004

   Fn2: Geändert durch RV d. JM vom 2. Oktober 2007 mit der Wirkung vom 1. Januar 2008