NRW-Justiz:  Justizverwaltungsvorschriften-Online

1. (Fn 1) (Fn 3)

Schriftstücke werden entweder

1.1 eigenhändig unterschrieben (Abschnitt II. Nr. 1.),

1.2 als Reinschriften beglaubigt (Abschnitt II. Nr. 2.),

1.3 auf Anordnung unterschrieben (Abschnitt II. Nr. 3.),

1.4 als Abschriften (Ablichtungen, Abdrucke) beglaubigt (Abschnitt II. Nr. 4.) oder

1.5 ausgefertigt (Abschnitt II. Nr. 5.).

Schriftstücke oder elektronische Dokumente (Fn 4) können gemäß § 169 Abs. 4 ZPO in beglaubigter elektronischer Abschrift (Abschnitt II. Nr. 6) zugestellt werden. Elektronische Dokumente können gemäß § 169 Abs. 5 ZPO ohne Beglaubigung in elektronischer Urschrift (Abschnitt II. Nr. 7) zugestellt werden, sofern diese nach den Vorschriften der §§ 130a, 130b, 298a ZPO errichtet oder eingereicht worden sind.

2.
§ 37 Abs. 5 VwVfG.NRW bleibt unberührt. Mitteilungen, die formlos möglich sind, bedürfen einer Unterschrift, eines Beglaubigungsvermerks oder eines Ausfertigungsvermerks dann nicht, wenn sie automationsunterstützt erstellt worden sind.

Unberührt bleiben ferner die einschlägigen Bestimmungen der VV-LHO.(Fn 1)

3. (Fn 3)
Soweit diese AV das Erfordernis einer eigenhändigen Unterschrift vorsieht, wird diese bei einem elektronischen Dokument durch eine vorzunehmende qualifizierte elektronische Signatur ersetzt.

1. (Fn 3)

Eigenhändig zu unterschreibende Schriftstücke
Schriftstücke werden von der bzw. dem Verfügenden eigenhändig unterschrieben, wenn

1.1
dies für bestimmte Angelegenheiten allgemein oder im Einzelfall angeordnet ist,

1.2
das Schriftstück von besonderer Bedeutung ist (z. B. bei Einstellungsbescheiden
oder Maßnahmen der Strafvollstreckung, bei Personalbeurteilungen) oder Erklärungen enthält, die für den Gang des Verfahrens wesentlich sind (z. B. Anklageerhebung, Einlegung und Begründung von Rechtsmitteln, Strafantrag),

1.3
das Schreiben zum repräsentativen Schriftverkehr zu rechnen ist (z. B. Glückwunsch- und Dankschreiben, Ernennungsschreiben und Benachrichtigungen, Versetzungs- und Entlassungsschreiben sowie Zeugnisse),

1.4
das Schriftstück Erklärungen enthält, für die durch Gesetz oder Verwaltungsvorschrift die Schriftform (§ 126 BGB) oder die Unterschrift der bzw. des Erklärenden (z.B. § 29 Abs. 3 GBO) vorgeschrieben ist.

Eine Prüfung und Gegenzeichnung der zur eigenhändigen Unterschrift vorgesehenen Reinschriften durch die mit der Abnahme des Schriftguts beauftragten Bediensteten ist grundsätzlich nicht erforderlich. Die Behördenleitung kann in Ausnahmefällen abweichende Anordnungen treffen.

Der Name der bzw. des Verfügenden ist auf der Reinschrift unter der für die Unterschrift vorgesehenen Stelle in Maschinenschrift zu vermerken.(Fn 3)

Bei Schreiben in Rechtssachen ist dem Namen die Amtsbezeichnung, soweit es sich um Rechtspflegergeschäfte handelt die Funktionsbezeichnung "Rechtspflegerin" bzw. "Rechtspfleger" anzufügen. Bei Schreiben in Verwaltungssachen unterbleibt die Beifügung der Amtsbezeichnung.

2.

Reinschriftenbeglaubigung (Fn 3)
Unter Reinschriften, die von der bzw. dem Verfügenden nicht eigenhändig unterschrieben werden, sind der Name und - in Rechtssachen - die Amtsbezeichnung (in Rechtspflegergeschäften die Funktionsbezeichnung) der bzw. des Verfügenden sowie folgender Beglaubigungsvermerk zu setzen:

„Beglaubigt

Name
Amtsbezeichnung“.

Der Name ist in Abgrenzung zur Unterschrift in Klammern zu setzen, sofern die beglaubigende Person zusätzlich zur Unterschrift auch ihren Namen handschriftlich einfügt.

Wird der Name der bzw. des Verfügenden handschriftlich in die Reinschrift eingesetzt, so ist die Abkürzung „gez.“ voranzustellen.

Im Falle der maschinellen Bearbeitung ist die Reinschrift mit folgendem Beglaubigungsvermerk zu versehen:

„Beglaubigt
Urkundsbeamter/in der Geschäftsstelle
Gerichtsbezeichnung
Gerichtssiegel“.

Da sich die siegelführende Stelle unmittelbar aus dem Beglaubigungsvermerk ergibt, kann in der Umschrift des elektronisch erzeugten Siegels auf die Bezeichnung der siegelführenden Stelle verzichtet werden. Für die Gestaltung und Beschriftung wird auf das Muster in der Anlage Bezug genommen. (Fn 2) Dasselbe gilt, wenn die Reinschrift per Telekopie zugestellt wird. (Fn 1)

3.
Auf Anordnung zu fertigendes Schriftgut (Fn 3)
Das ohne Aktenentwurf auf Anordnung zu fertigende Schriftgut (Mitteilungen, Benachrichtigungen, Anforderungen, Sachstandsanfragen, Ladungen an Parteien, Zeugen oder Sachverständige usw.) wird mit dem Vermerk
"Auf Anordnung

Name
Amtsbezeichnung"
unterschrieben.

Die Worte "Auf Anordnung" sind möglichst in den Text des Schreibens einzubeziehen. Hiervon soll insbesondere dann Gebrauch gemacht werden, wenn dem Schreiben eine Höflichkeitsformel anzufügen ist. In diesen Fällen kommt z.B. die Fassung "Auf Anordnung des Gerichts werden Sie gebeten, ............" in Betracht, an die sich die Höflichkeitsformel, die Unterschrift und die Amtsbezeichnung anschließen.
 

Soweit das nach Absatz 1 "Auf Anordnung" zu unterzeichnende Schriftgut automationsunterstützt gefertigt wird, bedarf es keiner unterschriftlichen Vollziehung und Namenswiedergabe. In diesem Falle müssen die Schriftstücke allerdings den Hinweis enthalten, dass sie nicht zu unterzeichnen sind (z. B. "Maschinell erstellt, ohne Unterschrift gültig").
 

Die Behördenleitung kann im Übrigen anordnen, dass auch bei weiteren geeigneten Schriftstücken auf die Unterschrift, die Namenswiedergabe sowie Beglaubigungs- und Ausfertigungsvermerke verzichtet wird. In diesen Fällen gilt die vorstehende Regelung entsprechend.
 

Bei Bescheiden in UJs-Sachen, die automationsunterstützt erstellt werden, bedarf es zwar keiner unterschriftlichen Vollziehung; die Schriftstücke haben jedoch die Angabe des Namens der "Auf Anordnung" handelnden Urkundsbeamtin oder des Urkundsbeamten der Geschäftsstelle zu enthalten.

4. (Fn 1) 

Beglaubigung von Abschriften (Fn 3)
Abschriften (Ablichtungen, Abdrucke) werden mit folgendem Vermerk beglaubigt:

"Beglaubigt

Name
Amtsbezeichnung".

Der Name ist in Abgrenzung zur Unterschrift in Klammern zu setzen, sofern die beglaubigende Person zusätzlich zur Unterschrift auch ihren Namen handschriftlich einfügt.

Im Falle der maschinellen Bearbeitung ist die Abschrift mit folgendem Beglaubigungsvermerk zu versehen:

„Beglaubigt
Urkundsbeamter/in der Geschäftsstelle
Gerichtsbezeichnung
Gerichtssiegel“.

Da sich die siegelführende Stelle unmittelbar aus dem Beglaubigungsvermerk ergibt, kann in der Umschrift des elektronisch erzeugten Siegels auf die Bezeichnung der siegelführenden Stelle verzichtet werden. Für die Gestaltung und Beschriftung wird auf das Muster in der Anlage Bezug genommen. (Fn 2) Dasselbe gilt, wenn eine Abschrift per Telekopie zugestellt wird.

Im Falle einer entsprechenden Anwendung des § 42 BeurkG lautet der Vermerk:

"Die vorstehende Abschrift (Ablichtung, Abdruck) stimmt mit der - in Urschrift - in Ausfertigung - in einer einfachen - beglaubigten - Abschrift (Ablichtung) - vorgelegten Urkunde ................................ wörtlich überein.

Name
Amtsbezeichnung".

Im Falle der Erteilung einer auszugsweisen Abschrift (Ablichtung, Abdruck) soll in dem Beglaubigungsvermerk der Gegenstand des Auszuges angegeben und bezeugt werden, dass die Urkunde über diesen Gegenstand keine weiteren Bestimmungen enthält (§ 42 Abs. 3 BeurkG).“

5. (Fn 1)

Ausfertigungen (Fn 3)
Ausfertigungen werden - ausschließlich in Papierform und in den Fällen des § 317 Abs. 2 ZPO nur auf Antrag - mit folgendem von der Urkundsbeamtin oder dem Urkundsbeamten der Geschäftsstelle zu unterschreibenden Vermerk erteilt:

"Ausgefertigt

Name
Amtsbezeichnung
als Urkundsbeamtin/Urkundsbeamter der Geschäftsstelle".

Im Falle einer entsprechenden Anwendung des § 49 BeurkG lautet der Vermerk:

"Vorstehende Ausfertigung stimmt mit der Urschrift überein.
Sie wird (der/dem)............... erteilt.

Ort und Tag

Name
Amtsbezeichnung
als Urkundsbeamtin/Urkundsbeamter der Geschäftsstelle".

Im Falle der Erteilung einer auszugsweisen Ausfertigung soll in dem Ausfertigungsvermerk der Gegenstand des Auszugs angegeben und bezeugt werden, dass die Urkunde über diesen Gegenstand keine weiteren Bestimmungen enthält (§ 49 Abs. 5, § 42 Abs. 3 BeurkG).

6. (Fn 1)

Zustellung in beglaubigter elektronischer Abschrift (Fn 3)
Schriftstücke oder elektronische Dokumente (Fn 4), die in beglaubigter elektronischer Abschrift zugestellt werden, sind neben dem Beglaubigungsvermerk

„Beglaubigt
Urkundsbeamter/in der Geschäftsstelle
Gerichtsbezeichnung
Gerichtssiegel“

mit einer qualifizierten elektronischen Signatur der Urkundsbeamtin oder des Urkundsbeamten der Geschäftsstelle zu versehen.

7. (Fn 1)
Zustellung in elektronischer Urschrift (Fn 3)
Ein elektronisches Dokument, das nach den Vorschriften der §§ 130a, 130b, 298a ZPO errichtet oder eingereicht worden ist, kann gemäß § 169 Abs. 5 ZPO ohne Beglaubigung elektronisch zugestellt werden.
 

1.
Soweit die Geschäftsstelle nach Rechts- oder Verwaltungsvorschriften Aufgaben selbstständig wahrzunehmen hat, sind die Schriftstücke mit der Kopfangabe

"Geschäftsstelle des ...........gerichts (der Staatsanwaltschaft)" oder

".......................... gericht
- Geschäftsstelle -"

zu fertigen.

2. (Fn 3)
Bei der Unterzeichnung durch die Urkundsbeamtin oder den Urkundsbeamten der Geschäftsstelle (§ 317 Abs. 4 ZPO (Fn 1)) ist der Amtsbezeichnung der Vermerk "als Urkundsbeamtin/Urkundsbeamter der Geschäftsstelle" anzuschließen. Erforderlichenfalls ist der Funktionsbezeichnung die Bezeichnung des Gerichts beizufügen, z. B. "als Urkundsbeamtin/Urkundsbeamter der Geschäftsstelle des Amtsgerichts .........".

3.
Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer (Beschäftigte) verwenden - soweit eine Amtsbezeichnung anzugeben ist - die in der RV über die Bezeichnung der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer (Beschäftigte) nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) im Geschäftsbereich der Justiz vom 26. April 2007 (2500 - Z. 108) in der jeweils geltenden Fassung geregelten Bezeichnungen.

4.
Die Vermerke "Beglaubigt, Auf Anordnung, Ausgefertigt" usw., die Amts- und
Funktionsbezeichnungen, insbesondere die Bezeichnung "als Urkundsbeamtin der Geschäftsstelle“ bzw. "als Urkundsbeamter der Geschäftsstelle" sind stets auszuschreiben.

5.
In den durch Gesetz oder Verwaltungsanordnung vorgeschriebenen Fällen ist den Schriftstücken der Dienststempel oder das Dienstsiegel beizudrücken.

Die Allgemeine Verfügung vom 10. Juli 2003 (1411 - I D. 2) - JMBl. NRW S. 185 - wird aufgehoben.

Diese AV tritt am Tage nach der Veröffentlichung in Kraft.

Fußnoten :

   Fn1: Geändert durch AV d. JM vom 16. Oktober 2014 - JMBl. NRW. S. 290 -. Diese AV tritt am Tag nach der Verkündung in Kraft.

   Fn2: Geändert durch AV d. JM vom 24. Mai 2017 - JMBl. NRW. S. 146 -. Diese AV tritt am Tag nach der Verkündung in Kraft.

   Fn3: Geändert durch AV d. JM vom 20. Februar 2018 - JMBl. NRW S. 47 -. Die AV tritt am Tag nach der Verkündung in Kraft.

   Fn4: Geändert durch AV d. JM vom 27. Juli 2020 - JMBl. NRW. S. 208 -. Diese AV tritt am Tag nach ihrer Veröffentlichung in Kraft.