NRW-Justiz:  Justizverwaltungsvorschriften-Online

1 Einleitung:

Der nachfolgende Leitfaden soll der mit der Geschäftsprüfung betrauten Person (nachfolgend: die Prüferin oder der Prüfer) und auch der Gerichtsvollzieherin oder dem Gerichtsvollzieher - sowie der Dienstaufsicht - einen Überblick über die wesentlichen Anforderungen geben, die an eine wirksame Geschäftsprüfung zu stellen sind.

Der Leitfaden enthält Anregungen zur praktischen Durchführung der Prüfung - ohne Anspruch auf Vollständigkeit -, bei der die Prüferin oder der Prüfer lediglich an die Vorschriften der §§ 72 f., 79 GVO und an etwaige Weisungen der Dienstvorgesetzten sowie der Fachaufsicht gegenüber der Gerichtsvollzieherin oder des Gerichtsvollziehers gebunden ist.

2 Zweck und Bedeutung der Geschäftsprüfung:

(1)
§ 75 GVO stellt hinsichtlich des Zwecks der Prüfung auf die Feststellung ab, ob  die Gerichtsvollzieherin oder der Gerichtsvollzieher die Dienstgeschäfte ordnungsgemäß erledigt hat. Die Prüfungen sollen dazu beitragen, das auf diesem Gebiet besonders hohe Risiko der Staatshaftung zu mindern.

(2)
Die §§ 74, 75 und 76 GVO enthalten Näheres über die Unterlagen, den Zweck und die Durchführung der Geschäftsprüfungen sowie deren Niederschrift in einem dafür besonders gestalteten Vordruck. Hierbei handelt es sich jedoch nur um die wichtigsten Hinweise, die nicht davon entbinden, sich mit den Besonderheiten der Gerichtsvollziehertätigkeit eingehend vertraut zu machen. Ohne diese Kenntnisse lässt sich jedenfalls nicht feststellen, ob die Dienstgeschäfte ordnungsgemäß erledigt werden.

3 Besonderheiten der Gerichtsvollziehertätigkeit, Prüferinnen- und Prüfereigenschaft:

3.1
(1)
Die Gerichtsvollzieherin oder der Gerichtsvollzieher regelt den Geschäftsbetrieb nach eigenem pflichtgemäßem Ermessen, soweit hierüber keine besonderen Bestimmungen bestehen (§ 29 GVO). Sie oder er hält ein Geschäftszimmer auf eigene Kosten (§ 30 GVO), das sich in der Regel nicht im Gebäude der Dienstbehörde (Amtsgericht) befindet.

(2)
Die Gerichtsvollzieherin oder der Gerichtsvollzieher ist neben ihrer oder seiner Tätigkeit als Vollstreckungsorgan auch Geschäftsstellenverwalterin oder Geschäftsstellenverwalter (sie oder er führt die erforderlichen Register und Verzeichnisse), Kassenbeamtin oder Kassenbeamter (sie oder er nimmt Gelder an, verausgabt sie und vermerkt diese Geldbewegungen in den Kassenbüchern) und Kostenbeamtin oder Kostenbeamter (sie oder er berechnet die für die dienstliche Tätigkeit anfallenden Gebühren und Auslagen selbst und zieht sie gleichzeitig ein).

3.2
Die Gerichtsvollzieherin oder der Gerichtsvollzieher  kann auch Arbeitgeberin oder Arbeitgeber sein und in bestimmtem Rahmen Hilfskräfte (z.B. Büroangestellte, Pfandgehilfen o. ä., vgl. § 33 GVO) einstellen und beschäftigen.

3.3
Das Besondere an der Gerichtsvollziehertätigkeit ist hiernach nicht nur die Vielfalt der Aufgaben, sondern vor allem der Umstand, dass diese Aufgaben in einer Person vereinigt sind und die sonst in der Justizverwaltung gegebene wechselseitige Arbeitskontrolle entfällt. Den Geschäftsprüfungen kommt daher sowohl im Interesse einer ordnungsgemäßen Verwaltung als auch im Interesse der einzelnen geprüften Person eine besondere Bedeutung zu. Sie erfordern Prüferinnen und Prüfer, die in der Lage sind, eine Geschäftsprüfung mit der gebotenen, auf das Wesentliche gerichteten Sachkunde durchzuführen. Bei der Prüfung sollen möglichst erfahrene Beamtinnen oder Beamte mit einem hohen Arbeitskraftanteil eingesetzt werden. Ein häufiger Personalwechsel bei den Prüferinnen und Prüfern sollte unbedingt vermieden werden.

4 Prüfungsarten, Prüfungspersonal, Anzahl und Zeitpunkt der Prüfungen:

4.1
Die GVO unterscheidet zwischen ordentlichen (§ 72 GVO) und außerordentlichen (§ 79 GVO) Geschäftsprüfungen. In der Regel werden besonders bestimmte Personen des gehobenen Justizdienstes - ungeachtet der Befugnis der die Aufsicht führenden Richterin oder des die Aufsicht führenden Richters des Amtsgerichts - die Geschäftsprüfungen durchführen. Zu deren Unterstützung können Bedienstete des mittleren Justizdienstes herangezogen werden (Abschnitt 9. der Anlage zu § 6 Abs. 2 der Geschäftsstellenordnung für die Gerichte und die Staatsanwaltschaften des Landes Nordrhein-Westfalen -GStO-, 2325 - I. 8).

4.2
Die ordentlichen Geschäftsprüfungen werden in der Regel vierteljährlich durchgeführt.

4.2.1
Ordentliche Geschäftsprüfungen können bei allen oder einzelnen Gerichtsvollzieherinnen oder Gerichtsvollziehern auch in kürzeren Zeitabständen (z.B. alle zwei Monate, monatlich) durchgeführt werden. Dies sollte jedoch nur in Ausnahmefällen geschehen, z.B. wenn zu erkennen ist, dass  die Gerichtsvollzieherin oder der Gerichtsvollzieher ständig erhebliche Buchungs- und / oder Erledigungsrückstände hat und zur Überwachung des Abbaus der Rückstände eine kurzfristigere Prüfung dringend geboten erscheint.

4.2.2
Eine ordentliche Geschäftsprüfung kann unterbleiben, wenn in dem maßgebenden Zeitraum (Vierteljahr, Zwei-Monatsabstand, Monat) eine außerordentliche Prüfung stattfindet (§ 72 Abs. 2 GVO).

4.2.3 (Fn 4)
Die Zahl der ordentlichen Prüfungen sollte regelmäßig auf zwei Geschäftsprüfungen in einem Haushaltsjahr beschränkt sein. Die Zahl der ordentlichen Prüfungen kann durch die Präsidentin oder den Präsidenten des Landgerichts (Amtsgerichts) für bestimmt bezeichnete Gerichtsvollzieherinnen und Gerichtsvollzieher widerruflich auch bis auf drei Prüfungen jährlich erweitert werden (§ 73 GVO). Dies dürfte dann in Betracht kommen, wenn bei mehreren Geschäftsprüfungen festgestellt worden ist, dass die Führung der Dienstgeschäfte erhebliche Mängel aufweist.

Eine Beschränkung der Zahl der ordentlichen Prüfungen kann für bestimmt bezeichnete Gerichtsvollzieherinnen oder Gerichtsvollzieher widerruflich auch bis auf eine Prüfung jährlich erfolgen (§ 73 GVO). Dies dürfte dann in Betracht kommen, wenn bei mehreren Geschäftsprüfungen über einen längeren Zeitraum festgestellt worden ist, dass die Dienstgeschäfte in der Vergangenheit beanstandungsfrei geführt worden sind.

4.2.4
Wird die Zahl der ordentlichen Geschäftsprüfungen auf weniger als vier Prüfungen jährlich beschränkt, findet § 72 Abs. 2 GVO keine Anwendung, d.h. die festgelegten ein bis drei ordentlichen Prüfungen müssen auch dann durchgeführt werden, wenn in dem entsprechenden Zeitabschnitt eine außerordentliche Prüfung nach § 79 Abs. 1 GVO stattgefunden hat.

4.3
Außer den ordentlichen Geschäftsprüfungen ist mindestens einmal im Haushaltsjahr (1. Januar bis 31. Dezember) eine außerordentliche Geschäftsprüfung nach § 79 GVO durchzuführen.

4.4
Soweit Zentrale Prüfgruppen für die Durchführung von Gerichtsvollzieherprüfungen eingerichtet sind oder die Geschäftsprüfungen anderweitig konzentriert sind, erfolgen die Geschäftsprüfungen nach Maßgabe der dazu ergangenen besonderen Regelungen.

4.5
Die einzelnen Geschäftsprüfungen sollten durch frühzeitige Absprachen der Prüferinnen und Prüfer untereinander gleichmäßig auf das Kalenderjahr verteilt werden, um den Gerichtsvollzieherdienstbetrieb nicht unnötig zu stören. Bei der Planung der Prüfungstermine sollten die Zeiten, in denen die Gerichtsvollzieherin oder der Gerichtsvollzieher durch Vertretungen stark belastet ist, nach Möglichkeit ausgenommen werden.

5 Prüfungsbestimmungen, Literatur:

Für die Prüfung wird sich die Prüferin oder der Prüfer insbesondere mit dem 8. Buch der Zivilprozessordnung (ZPO), dem Gerichtsvollzieherkostengesetz (GvKostG) und einer Vielzahl von Verwaltungsvorschriften vertraut machen müssen. Die Verwaltungsvorschriften sind in der Sammlung der Justizverwaltungsvorschriften des Landes Nordrhein-Westfalen (JVV - Online) insbesondere unter den Gliederungsnummern 2340 bis 2344 enthalten. Weiterhin ist es erforderlich, dass die Prüferin oder der Prüfer sich über die Rechtsprechung zum Zwangsvollstreckungsrecht und zum Gerichtsvollzieherkostenrecht unterrichtet. Zusätzlich sollte sich die Prüferin oder der Prüfer mit den einschlägigen Niederschriften der Dienstbesprechungen vertraut machen.

6 Vorbereitung der Prüfung:

6.1
Zur Vorbereitung empfiehlt es sich, die Übersichten über die Diensteinnahmen (Vordruck GV 11) und über die Geschäftstätigkeit (Vordruck GV 12) einzusehen. Hieraus lässt sich insbesondere der Umfang der in einem bestimmten Zeitraum eingenommenen Beträge feststellen sowie Angaben über die Belastung der Gerichtsvollzieherin oder des Gerichtsvollziehers entnehmen.

6.2
(1)
Jede Prüferin oder jeder Prüfer sollte in der Lage sein, die tatsächliche Aufgabenbelastung einer  Gerichtsvollzieherin oder eines Gerichtsvollzieher zu überprüfen.

(2)
Im Interesse einer gleichmäßigen Bewertung aller im Gerichtsvollzieherdienst eingesetzten Bediensteten bei einer solchen Überprüfung kann es sich empfehlen, eine Bewertung nach dem geltenden Pensenschlüssel vorzunehmen (Anlage 1).

(3)
Zur Feststellung der Arbeitsbelastung der Gerichtsvollzieherin oder des Gerichtsvollziehers reicht die Kenntnis der Schlüsselzahlen allein nicht aus. Die Prüferin oder der Prüfer wird sich auch davon zu überzeugen haben, dass die Gerichtsvollzieherin oder der Gerichtsvollzieher die Bestimmungen über die Zählweise von Aufträgen beachtet.

6.3
Es erscheint ratsam, dass sich die Prüferin oder der Prüfer vor der Prüfung über etwaige Erinnerungsschreiben, Dienstaufsichtsbeschwerden, Sachstandsanfragen usw. informiert oder informieren lässt. Ggf. kann es sich anbieten, Einsicht in die vollstreckungsgerichtlichen Akten zu nehmen. Sie oder er kann dann bei der Prüfung gezielt ein Augenmerk auf die entsprechenden Vorgänge richten.

6.4
Die Niederschriften über die vorangegangenen Geschäftsprüfungen sollten eingesehen werden. Das gilt insbesondere dann, wenn Geschäftsprüfungen durch verschiedene Personen durchgeführt worden sind. Hierdurch kann festgestellt werden, ob früher beanstandete Mängel inzwischen abgestellt sind.

6.5
Schließlich sollte die Prüferin oder der Prüfer feststellen, welche Quittungsblöcke an die Gerichtsvollzieherin oder den Gerichtsvollzieher ausgegeben wurden (§ 36 Abs. 6 GVO), damit sie oder er deren Vollständigkeit prüfen kann (Nr. 8.3.1).

7 Umfang und Aufbau der Prüfung:

7.1
Der gesamte Ablauf einer Geschäftsprüfung (Vorbereitung, Prüfung an Ort und Stelle, Fertigung des Protokolls und Bearbeitung der Prüfungsbeantwortung) wird in der Regel einen Zeitaufwand von drei Tagen erfordern.Lässt sich die Prüfung an Ort und Stelle nicht an einem Tag abschließen, ist sie möglichst am nächsten Arbeitstag fortzusetzen. Die Kassenprüfung ist immer am ersten Prüfungstag abzuschließen. Die Anwesenheit des Prüfers während eines Termins zur Abnahme der eidesstattlichen Versicherung (Vermögensauskunft) ist zulässig gemäß § 175 Abs. 3 GVG.

7.2
(1)
Der Rahmen für den Ablauf der Prüfungen ergibt sich im Wesentlichen aus den §§ 74, 79 GVO und dem in Anlehnung an diese Vorschriften entwickelten Vordruck GV 13 (Niederschrift über eine Geschäftsprüfung). Über diese Mindestanforderungen hinaus sollte durch Schwerpunktbildung eine gründliche und systematische Geschäftsprüfung bestimmter Sektoren angestrebt werden, z.B. Ordnung im Büro, Schriftverkehr, Akten der so genannten Mehrfachschuldnerinnen oder -schuldner, Quittungen, Auszüge des Dienstkontos, Grund und Höhe der belegten Auslagen, Scheckzahlungsverkehr, Erhebung von Dokumentenpauschalen usw.. Anhaltspunkte dafür, welcher Schwerpunkt gewählt werden sollte, ergeben sich vielfach bereits aus oben unter Nr. 6 genannten Vorbereitungsmaßnahmen. Die Prüfungsschwerpunkte sollten regelmäßig neu bestimmt werden. Auch sollte die Prüferin oder der Prüfer nicht schematisch vorgehen und die Prüfungsmethode öfter ändern, um zu vermeiden, dass etwaige Schwachpunkte bei einem stets gleich bleibenden Prüfungsablauf nicht aufgedeckt werden.

(2)
Unter den nachstehenden Abschnitten 8 bis 11 wird anhand der Prüfungsvorschriften und des Vordrucks über das Prüfungsprotokoll der Prüfungsstoff aufgezeigt und der mögliche Ablauf einer Prüfung im Einzelnen dargelegt.

8 Kassenprüfung:

Die Geschäftsprüfung beginnt in der Regel mit der Kassenprüfung. Diese gliedert sich in drei Abschnitte:
8.1 Feststellung des Kassenistbestandes
8.2 Feststellung des Kassensollbestandes
8.3 Überprüfung der Kassenunterlagen.

8.1
Feststellung des Kassenistbestandes

8.1.1
(1)
Zunächst ist das vorhandene dienstliche Bargeld (Abschnitt I Nr. 1 im Vordruck GV 13) zu erfassen. Hierbei ist zugleich festzustellen, ob dienstliches Geld getrennt von eigenem Geld unter sicherem Verschluss gehalten wird (§ 51 GVO).

(2)
Postwertzeichen zählen nicht zum Bargeld. Sie gehören zum Geschäftsbedarf, den die Gerichtsvollzieherin oder der Gerichtsvollzieher auf eigene Kosten zu beschaffen hat (§ 36 Abs. 1 GVO).

(3)
Bei einem hohen Bestand an dienstlichem Bargeld sind die Gründe dafür festzustellen und im Prüfungsprotokoll festzuhalten.
Im Übrigen sollte die Prüferin oder der Prüfer darauf hinweisen, dass schon aus Sicherheitsgründen nur das für die notwendige Bestreitung barer Ausgaben und als Wechselgeld erforderliche Bargeld bereitgehalten werden sollte, dass alle übrigen Beträge dem Dienstkonto zuzuführen sind, über das der dienstliche Zahlungsverkehr abzuwickeln ist (§§ 52 Abs. 7, 54 Abs. 1 GVO) und dass private Gelder (z.B. der Gerichtsvollzieherin oder dem Gerichtsvollzieher zustehende Auslagen) dem dienstlichen Bargeldbestand zu entnehmen sind.

8.1.2
(1)
Belege über die Ablieferungen nach § 54 GVO (Abschnitt I Nr. 2 im Vordruck GV 13; § 54 Abs. 2 Satz 2 GVO) sind wie Bargeld zu behandeln.  

(2)
Belege über Ablieferungen sind die „Durchschriften für den Auftraggeber" des Überweisungsauftrages zum Dienstkonto oder die Quittungen für eine Barzahlung bei einer Gerichtskasse (Gerichtszahlstelle) über die vor einer Abrechnung (§ 54 Abs. 3 GVO) an die Abrechnungskasse abgelieferten Gebühren (§ 54 Abs. 1 GVO). Zu den Belegen über Vorablieferungen zählen die Belege über die Zahlungen der Gerichtsvollzieherin oder des Gerichtsvollziehers auf die mit den Abrechnungsscheinen mit der Gerichtskasse abgerechneten Gebühren nicht. Diese sind in keinem Fall für die Feststellung des Kassenistbestandes von Bedeutung.

8.1.3
(1)
Zum Kassenistbestand zählt ferner das Guthaben auf dem Dienstkonto (Abschnitt I Nr. 3 des Vordrucks GV 13). Dieses wird aus dem letzten gebuchten Kontoauszug des Kreditinstituts ermittelt.

(2)
Eingegangene, aber noch nicht gebuchte Kontoauszüge bleiben bei der Kassenbestandsfeststellung unberücksichtigt. Dem sich aus dem Dienstkontoauszug ergebenden neuesten Kontostand sind die auf das Dienstkonto vorgenommenen eigenen Einzahlungen hinzuzurechnen, die noch nicht auf den zu berücksichtigenden Dienstkontoauszügen gutgeschrieben sind. Als Nachweis der Einzahlung dient der vorzulegende Einzahlungsbeleg, der dem entsprechenden Kontoauszug beizuheften ist. Die Gerichtsvollzieherin oder der Gerichtsvollzieher ist  zusätzlich zu befragen, ob nach dem aus dem letzten gebuchten Kontoauszug ersichtlichen Datum Barabhebungen vorgenommen wurden.

(3)
Bei hohen Einzahlungen sollte festgestellt werden, ob diesen entsprechende, nachvollziehbare Einnahmen gegenüberstehen und wann diese eingenommen worden sind (Abschnitt I Nr. 8.1 Ergänzungsbestimmungen zu GVO und GVGA zu § 52 GVO). Dies kann anhand der Quittungen im laufenden Quittungsblock erfolgen. Schließlich sollte sich die Prüferin oder der Prüfer regelmäßig die ordnungsgemäße Einzahlung anhand des später vorzulegenden Kontoauszugs nachweisen lassen, wenn unmittelbar vor der Geschäftsprüfung eine Einzahlung auf das Dienstkonto vorgenommen wurde.

(4)
Von dem Gesamtguthaben auf dem Dienstkonto sind die Auszahlungen abzusetzen, für die bereits ein Überweisungsauftrag ausgeschrieben worden ist, die aber auf den vorgelegten Kontoauszügen noch nicht als Belastungen ausgewiesen sind. Hierbei spielt es keine Rolle, ob die Auszahlungsaufträge bereits an das Kreditinstitut abgesandt worden sind oder bei der Prüfung noch vorliegen. Die Kontrolle der ausgeschriebenen Überweisungsaufträge ist anhand des Übersendungsnachweises oder der gesammelten Ablichtungen der Überweisungsaufträge oder der Überweisungssammelliste vorzunehmen.

(5)
Als Auszahlung sind alle von der Gerichtsvollzieherin oder dem Gerichtsvollzieher veranlassten Auszahlungen unabhängig vom Zahlungsgrund zu berücksichtigen. Auszahlungsanweisungen über Ablieferungen nach § 54 Abs. 1 GVO (Nr. 8.1.2 Abs. 2) zugunsten der zuständigen Gerichtskasse oder aufgrund der Abrechnung nach § 54 Abs. 3 GVO sind als Absetzungen zum Dienstkontoguthaben zu behandeln.

(6)
Den Überweisungsaufträgen sind von der Gerichtsvollzieherin oder dem Gerichtsvollzieher ausgeschriebene Bar- und Verrechnungsschecks gleichzusetzen. Hier spielt es keine Rolle, ob die Schecks bereits an die Zahlungsempfängerin oder den Zahlungsempfänger übersandt worden sind oder der Gerichtsvollzieherin oder dem Gerichtsvollzieher noch vorliegen. Eine von der Gerichtsvollzieherin oder dem Gerichtsvollzieher vorgenommene Barabhebung, die aus dem letzten gebuchten Kontoauszug nicht ersichtlich ist, ist vom Guthaben auf dem Dienstkonto abzuziehen.

(7)
Übersteigen die Absetzungen ausnahmsweise das vorhandene Gesamtguthaben, ist der negative Kontobestand im Protokoll durch ein vorangestelltes Minuszeichen darzustellen. Der Gerichtsvollzieherin oder dem Gerichtsvollzieher sollte ggf. aufgegeben werden, den Kontofehlbestand durch eine sofortige Einzahlung aus dem vorhandenen Bargeldbestand auszugleichen.

8.1.4
(1)
Die Summe der zu 8.1.1 bis 8.1.3 ermittelten Teilbeträge ergibt den Kassenistbestand.
Neben dem Kassenistbestand sind im Protokoll (Vordruck GV 13) die vorgelegten Kostbarkeiten und Wertsachen unter Angabe der dazugehörigen Geschäftszeichen (DR-Nummern) anzugeben. Außerdem sind die der Gerichtsvollzieherin oder dem Gerichtsvollzieher anvertrauten Zahlungsmittel, Wertsachen und Kostbarkeiten anzugeben und zu vermerken, die nicht im Geschäftszimmer, sondern an einem anderen Ort (z. B. in der Pfandkammer oder einem Schließfach) lagern. Anlässlich der Prüfung vorgelegte Schecks, die noch eingelöst oder an die Gläubigerin oder den Gläubiger weitergeleitet werden sollen, sind unter Angabe der Dienstregisternummer zu vermerken.

(2)
Sodann hat die Gerichtsvollzieherin oder der Gerichtsvollzieher dienstlich zu versichern, „dass sie oder er andere ihr oder ihm amtlich anvertraute Zahlungsmittel, Wertsachen und Kostbarkeiten als die vorgelegten nicht hinter sich habe und nach dem letzten gebuchten Kontoauszug keine Barabhebung vorgenommen hat". Die Feststellung des Kassenistbestandes und die Versicherung sind von der Gerichtsvollzieherin oder dem Gerichtsvollzieher zu unterschreiben. Anschließend ist die Prüfung mit der Feststellung des Kassensollbestandes fortzusetzen.

8.2
Feststellung des Kassensollbestandes:
Zur Ermittlung des Kassensollbestandes sind der Prüferin oder dem Prüfer die nachfolgenden Unterlagen vorzulegen:

a)
das Kassenbuch I (§ 49 GVO) des laufenden Jahres und ggf. des voran gegangenen Jahres, sofern dieses noch nicht abgeschlossen ist (Nr. 6 der Anleitung zum Kassenbuch I);

b)
das Kassenbuch II (§ 49 GVO) des laufenden Quartals und ggf. des voran gegangenen Vierteljahres, sofern dieses noch nicht abgeschlossen ist (Nr. 11 der Anleitung zum Kassenbuch II);

c)
das Dienstregister I (§ 47 GVO) des laufenden Jahres und ggf. des voran gegangenen Jahres, sofern eingegangene Kostenbeträge noch nicht in das Kassenbuch II übernommen worden sind (vgl. Nrn. 9 und 10 der Anleitung zum Dienstregister I);

d)
die im Prüfungszeitraum verwendeten Quittungsblöcke (§ 53 Abs. 2 GVO);

e)
die Kontoauszüge zum Dienstkonto (§ 52 Abs. 10 GVO);

f)
die Sonderakten (§ 39 GVO), in denen Geldbeträge angenommen worden sind, wenn diese noch nicht gebucht sind.

8.2.1
Aus dem Kassenbuch I sind die Summe der Einnahmen und die Summe der verwendeten Beträge jeweils getrennt in der Prüfungsniederschrift (GV 13) festzustellen. Durch den Saldo aus beiden Summen wird der anteilige Kassensollbetrag ermittelt (Nr. 1 im Vordruck GV 13 – Kassensollbestand). Zugleich sollte festgestellt werden, ob der anteilige Kassensollbetrag im Dienstkontobestand (Nr. 8.1.3) als Mindestguthaben vorhanden ist.

8.2.2
(1)
Zum Kassensollbetrag zählen ferner die seit der letzten Abrechnung mit der Gerichtskasse vereinnahmten Gebühren (Spalte 5 des Kassenbuchs II) und die an die Gerichtskasse abzuliefernden Kleinbeträge (Spalte 6 des Kassenbuchs II) (Nr. 3 im Vordruck GV 13).

(2)
Sind zum Abrechnungstag die Geldspalten im Kassenbuch II aufgerechnet (Nr. 10 der Anleitung zum Kassenbuch II), ist der auf Grund der Abrechnung abzuliefernde Betrag aber an die Gerichtskasse noch nicht bar eingezahlt oder noch kein Überweisungsauftrag ausgeschrieben, gehört auch der Gesamtbetrag dieser aufgerechneten Gebühren und Kleinbeträge zum Kassensollbetrag. Hat  die Gerichtsvollzieherin oder der Gerichtsvollzieher den Überweisungsauftrag über den abzuliefernden Betrag bereits ausgeschrieben und ist dieser bei der Feststellung des Kassenistbestandes als „Auszahlung" behandelt und vom Dienstkontoguthaben abgesetzt worden (vgl. Nr. 8.1.3), ist der Abrechnungsbetrag als abgeliefert anzusehen (§ 54 Abs. 3 Satz 3 GVO). Er ist dann beim Kassensollbestand nicht mehr aufzuführen.

8.2.3
Ferner sind die nach den Eintragungen im Dienstregister I eingegangenen und noch nicht in das Kassenbuch II übertragenen (vgl. Nr. 9 der Anleitung zum Dienstregister I) Beträge nach den Spalten 5 a und 5 b zu erfassen. Danach zählen nur die noch nicht übertragenen Gebühren und Kleinbeträge (Nr. 4 des Vordrucks GV 13) zum Kassensollbestand.

8.2.4
Beträge, die eingezogen, aber noch nicht in die Kassenbücher oder das Dienstregister I eingetragen worden sind, werden unter Nr. 5 des Vordrucks GV 13 bei dem Kassensollbestand berücksichtigt. Als Grundlage für die Erfassung dieser Beträge dienen die Quittungsblöcke, die Kontoauszüge und die dazugehörigen Sonderakten (zu beachten ist, dass in den Fällen des § 53 Abs. 1 Satz 2 GVO keine Quittungen erteilt werden müssen). Im Allgemeinen dürften diese Fälle nur dann in Betracht kommen, wenn die Prüfung zu einem Zeitpunkt beginnt, zu dem die Gerichtsvollzieherin oder der Gerichtsvollzieher keine Gelegenheit mehr hatte, die eingezogenen Beträge unverzüglich zu verbuchen (vgl. jeweils Nr. 2 der Anleitungen zum Kassenbuch I und zum Kassenbuch II).

8.2.5
Schließlich erscheinen im Kassensollbestand die in Spalten 10 A und 11 des Kassenbuches II gebuchten Beträge, soweit diese noch nicht bar ausgezahlt oder sofern über diese noch keine Überweisungsaufträge (vgl. Nr. 8.1.3) ausgeschrieben worden sind. Nicht zu erfassen sind jedoch die nach Nr. 1 Satz 2 der Anleitung zum Kassenbuch II gebuchten Scheckbeträge, wenn der Scheck an die Gläubigerin oder den Gläubiger zur Einziehung weitergeleitet worden ist.

8.2.6
(1)
Aus der Summe der nach den Nrn. 8.2.1 bis 8.2.5 zu ermittelnden Teilbeträge ist der gesamte Kassensollbestand zu bilden. Dieser muss regelmäßig hinter dem Kassenistbestand (Nr. 8.1.4) zurückbleiben. Vor dieser Feststellung sollte die Gerichtsvollzieherin oder der Gerichtsvollzieher nach der voraussichtlichen Höhe des Überschusses befragt werden. Hierdurch kann festgestellt werden, ob sie oder er einen Überblick über den gegenwärtigen Kassenbestand hat.

(2)
Ein Überschuss wird sich im Allgemeinen ergeben, wenn die Gerichtsvollzieherin oder der Gerichtsvollzieher die seit der letzten Abrechnung eingegangenen Auslagen noch nicht entnommen hat (§ 7 Abs. 1 und 2 GVO). Da die zu überlassenden Auslagen und die Gebührenanteile (letztere nach Abrechnung gemäß §§ 7 Abs. 1, 55 Abs. 6 und 8 GVO) als Eigengeld alsbald zu entnehmen sind, dürfte ein Überschuss in der Regel nicht hoch sein.

(3)
Die Gründe für einen Überschuss oder einen Fehlbetrag sind von der Gerichtsvollzieherin oder dem Gerichtsvollzieher zu erklären und in der Niederschrift festzuhalten.

(4)
Erklärt die Gerichtsvollzieherin oder der Gerichtsvollzieher einen Fehlbetrag damit, sie oder er habe erst vor kurzem Bargeld in von ihr oder ihm zu benennender Höhe z. B. durch beleglose Einzahlung oder durch Einwurf einer so genannten „Geldbombe" dem Dienstkonto zugeführt und dieses sei lediglich noch nicht gutgeschrieben, wird sich die Prüferin oder der Prüfer die Gutschrift durch Vorlage des Kontoauszugs kurzfristig nachweisen lassen müssen.

(5)
Ein festgestellter Fehlbetrag ist sofort zu ersetzen. Kann ein Fehlbetrag nicht sofort ausgeglichen werden, ist die Dienstbehörde in Kenntnis zu setzen (§ 77 GVO).

8.3
Prüfung der Kassenunterlagen:
Der Prüfung des Kassenbestandes schließt sich die Prüfung der Kassenunterlagen an. Sie hat den Zweck, die Richtigkeit und Vollständigkeit der Eintragungen in den Büchern und Listen sowie die Übereinstimmung der Buchungen mit den Ein- und Auszahlungsbelegen festzustellen. Es empfiehlt sich, hierbei eine bestimmte Reihenfolge einzuhalten, um für einen längeren Zeitraum eine lückenlose Überprüfung sämtlicher Buchungen zu gewährleisten. Ein verlässlicher Eindruck über die Kassenführung kann nur erlangt werden, wenn der in die Prüfung einbezogene Abrechnungszeitraum nicht zu kurz bemessen ist und in diesem Zeitraum alle Vorgänge vollständig und lückenlos erfasst worden sind.

8.3.1
Quittungsblöcke:
(1)
Zunächst sollten die über die Quittungsblöcke eingezogenen Barbeträge überprüft werden. Hierzu sind der laufende Quittungsblock und die zeitlich davor liegenden Quittungsblöcke vorzulegen. Die eingezogenen Beträge können wie folgt gebucht werden:

a)
im Kassenbuch I Spalte 4: Vorschüsse oder Versteigerungserlöse, die nicht sofort verwendet werden können;

b)
im Kassenbuch II Spalte 4: eingezogene Schuldbeträge, Versteigerungserlöse, Kosten pp.;

c)
im Dienstregister I Spalte 6: bar gezahlte Zustellungs- und Protestkosten.

(2)
Die Buchungsstelle ist auf der im Block befindlichen Quittungsdurchschrift und der zu den Sonderakten oder zum Vorgang zu gebenden Durchschrift anzugeben (§ 53 Abs. 2 Satz 5 GVO). Nicht gebuchte Beträge sind im Kassensollbestand zu erfassen (s. Nr. 8.2.5).

(3)
Über angenommene Schecks ist ebenfalls eine Quittung zu erteilen (§ 53 Abs. 1 Satz 5 GVO). Bar- und Verrechnungsschecks, die  die Gerichtsvollzieherin oder der Gerichtsvollzieher selbst einlöst, werden jedoch erst dann als Zahlung gebucht, wenn der Scheckbetrag (in der Regel auf dem Dienstkonto) eingeht (Nrn. 1 der Anleitungen zu den Kassenbüchern I und II).

(4)
Werden Schecks an die Gläubigerin oder den Gläubiger weitergeleitet, ist der Scheck sofort im Kassenbuch II in den Spalten 4 und 11 zu verbuchen (Nr. 1 der Anleitung zum Kassenbuch II). Es empfiehlt sich, in Fällen der Scheckzahlung zugleich Einsicht in die betreffenden Sonderakten zu nehmen (s. a. Nr. 9.4).

(5)
Die Quittungsblöcke sind zu prüfen. Dabei wird insbesondere darauf zu achten sein, dass alle Quittungsdurchschriften vorhanden sind und dass ungültige Quittungen vollständig (dreifach) unter Angabe des Grundes im Block belassen wurden (§ 53 Abs. 2 GVO). In diesem Zusammenhang ist die Vollzähligkeit der nach § 36 Abs. 6 GVO überlassenen Quittungsblöcke festzustellen (§ 75 Abs. 2 Satz 3 GVO).

8.3.2
Dienstkontoauszüge:
(1)
Anschließend an die Überprüfung der Quittungsblöcke ist die richtige Buchung der auf den Dienstkontoauszügen ausgewiesenen Gutschriften und Lastschriften festzustellen. In der Regel sollte die Überprüfung mit dem letzten Kontoauszug begonnen werden, auf dem der zur Feststellung des Kassenistbestandes übernommene Kontobestand (Nr. 8.1.3) enthalten ist.

(2)
Die Überprüfung der einzelnen Gutschriften und Lastschriften wird dadurch erleichtert, dass neben jeder einzelnen Gutschrift und Lastschrift die Nummer des Kassenbuchs oder des Dienstregisters I anzugeben ist (§ 52 Abs. 10 Satz 2 GVO).

(3)
Bei der Überprüfung der Gutschriften ist darauf zu achten, dass eventuelle Einnahmen aus der Verzinsung des Dienstkontoguthabens gebucht und an die Landeskasse abgeführt werden.

(4)
In die Prüfung sollte eine Reihe aufeinander folgender Kontoauszüge für einen längeren Zeitraum einbezogen werden. Zu überprüfen sind sämtliche Kontobewegungen in diesem Zeitraum. Nur auf diese Weise kann festgestellt werden, ob über das Dienstkonto ausschließlich der dienstliche Zahlungsverkehr abgewickelt wird (§ 52 Abs. 3 GVO) oder unzulässigerweise auch sonstige Zahlungsvorgänge (z.B. Begleichung von Telefonrechnungen, Formularbestellungen pp.) vorgenommen werden. Weisen die Dienstkontoauszüge in größeren Abständen eine besonders hohe Anzahl von Zahlungseingängen aus, könnte dies u. U. darauf hinweisen, dass  die Gerichtsvollzieherin oder der Gerichtsvollzieher zumindest die büromäßige Abwicklung von Aufträgen nur in größeren Zeitabständen vornimmt.

(5)
Anschließend sollten insbesondere die noch nicht endgültig erledigten Vorgänge besonders überprüft werden. Wird bei der Prüfung der Überweisungslisten festgestellt, dass diese häufig Buchungstage betreffen, die längere Zeit nach der Gutschrift oder Bareinzahlung liegen, könnte dies auf eine verzögerte Abwicklung der Fremdgelder hindeuten. Hier empfiehlt sich in jedem Fall eine anschließende Überprüfung der entsprechenden Sonderakten.

(6)
Am Ende dieses Prüfungsabschnitts müssen alle im Prüfungszeitraum auf dem Dienstkontoauszug erfassten Bewegungen mit einem Prüfungszeichen versehen sein. Kontobewegungen, die nicht mit einem Prüfungszeichen versehen sind, sind aufzuklären.

8.3.3
Kassenbuch I:
Es ist festzustellen, ob die in den Spalten 5 bis 8 eingestellten Beträge in das Kassenbuch II des betreffenden Vierteljahres eingetragen und ob zum Jahreswechsel noch nicht abgewickelte Beträge (Spalte 9) in das Kassenbuch I des nächsten Jahres übertragen worden sind. Es erscheint ratsam, die Buchungsvorgänge im Kassenbuch I vollständig, d.h. in der Regel bis zur letzten Prüfung zurückreichend, zu erfassen. Auch hier müssen alle überprüften Eintragungen mit einem Prüfungszeichen versehen werden. Buchungsvorgänge, die nicht mit einem Prüfungszeichen versehen sind, sind aufzuklären.

8.3.4
Dienstregister I:
Festzustellen ist die richtige und vollständige Übertragung der abgeschlossenen Seitensummen in das Kassenbuch II. Hierbei wird auch auf die Einhaltung der in Nr. 9 der Anleitung zum Dienstregister I genannte 6-Wochen-Frist zu achten sein.

8.3.5
Kassenbuch II:
(1)
Nach Durchführung der in den Nrn. 8.3.1 bis 8.3.4 genannten Prüfungsvorgänge müssen im Kassenbuch II bereits die meisten der in den Spalten 4 und 11 vorgenommenen Buchungen mit einem Prüfungszeichen versehen sein.

(2)
Sofern bei den Eintragungen in Spalte 4 Buchungsvorgänge nicht mit einem Prüfungszeichen versehen sind, sind die betreffenden Buchungen, ggf. anhand der Sonderakten, zu überprüfen. Dasselbe gilt in den Fällen, in denen eine Auszahlung (Spalten 10 A und 11) noch nicht erfasst worden ist, weil z.B. ein Betrag bar oder auf sonstige Weise ausgezahlt wurde.

(3)
Da  die Gerichtsvollzieherin oder der Gerichtsvollzieher Auszahlungen in der Regel über das Dienstkonto abwickeln muss, ist der Grund für die anderweitige Auszahlung festzustellen. Die Prüferin oder der Prüfer sollte sich in jedem Fall anhand der Sonderakten die Auszahlungsbelege (§ 53 Abs. 3 und 5 GVO) vorlegen lassen. Auch im Kassenbuch II müssen am Ende der Kassenprüfung alle im Prüfungszeitraum erfolgten Buchungen in den Spalten 4 und 11 mit einem Prüfungszeichen versehen sein.

(4)
Ergibt sich bei der Prüfung, dass ein in Spalte 11 eingestellter Betrag nicht erfasst wurde, weil z.B. die Auszahlung irrig unterblieben ist, erhöht sich insoweit der Kassensollbestand und der bisher ausgewiesene Kassenüberschuss vermindert sich entsprechend. Ein solches Ergebnis ist in jedem Fall in der Prüfungsniederschrift festzuhalten. Die Eintragungen in Spalten 12 und 13 des Kassenbuchs II (aus der Landeskasse zu erstattende Auslagen) des Prüfungszeitraums sind zu prüfen. Wegen der Prüfung des Kostenansatzes wird auf Nr. 10 verwiesen.

(5)
In die Prüfung des Kassenbuchs II sind die Durchschriften der Abrechnungsscheine einzubeziehen. Hierbei sollte u.a. geprüft werden, ob die Überschreitung des Höchstbetrages der Gebührenanteile im Abrechnungsschein kenntlich gemacht worden ist.

(6)
Auch die Seitenaufrechnungen der Spalten 4 und deren Übereinstimmung mit den Quersummen der Spalten 5 bis 11 sind stichprobenweise in die Prüfung einzubeziehen.

8.3.6
Sonstige Prüfungsfeststellungen:
Im Zusammenhang mit den vorgenannten Prüfungen wird auch zu beachten sein, ob das Buchwerk insgesamt den Vorschriften des § 46 GVO entsprechend geführt wird und ob die in den Büchern anzubringenden Vermerke und Bescheinigungen vollständig vorhanden sind. Weiterhin sollte geprüft werden, ob die Bestimmungen über die Führung des Dienstkontos beachtet werden.

9 Prüfung der Geschäftsführung:

(1)
Nach § 75 Abs. 1 GVO soll durch die Geschäftsprüfung festgestellt werden, ob  die Gerichtsvollzieherin oder der Gerichtsvollzieher die Dienstgeschäfte ordnungsgemäß erledigt. Die Geschäftsprüfung erstreckt sich daher auf seinen gesamten Tätigkeitsbereich.

(2)
Einige Prüfungsaufgaben sind in § 75 Abs. 1 GVO beispielhaft, nicht aber abschließend aufgeführt. Die Prüferin oder der Prüfer hat auch festzustellen, ob Zustellungs- und Vollstreckungsaufträge bestimmungsgemäß durchgeführt sind. Diese Prüfung dürfte nicht zuletzt im Interesse der  Gerichtsvollzieherin oder des Gerichtsvollziehers liegen, da sie helfen kann etwaige Fehler abzustellen und Schadenersatzansprüche gegen das Land und die Gerichtsvollzieherin oder den Gerichtsvollzieher auszuschließen.

(3)
Bei der Vielfalt der Gerichtsvollziehertätigkeit wird es im Allgemeinen nicht möglich sein, die gesamte Tätigkeit im Rahmen einer Prüfung zu überprüfen. Sowohl die Prüfung der Formalien als auch der Zwangsvollstreckung und nicht zuletzt der Kosten soll daher in der Regel auf Stichproben beschränkt bleiben. Es kann jedoch angezeigt sein, bei jemandem, der erst kurze Zeit seine Gerichtsvollziehertätigkeit ausübt, die Prüfung möglichst breit anzulegen, um einen ersten Überblick über seine praktische Arbeit zu erhalten und um ihr oder ihm in geeigneten Fällen Hinweise für ihre oder seine weitere Tätigkeit zu geben. In anderen Fällen kann es erforderlich werden, Schwerpunkte zu bilden, z.B. um die Vollstreckungshandlungen näher zu überprüfen oder den Grund für erhebliche Rückstände festzustellen oder den Kostenansatz vorrangig zu prüfen.

(4)
Die nachfolgenden Ausführungen sollen Hinweise auf Prüfungsaufgaben geben, ohne hierdurch Prioritäten zu setzen.

9.1
Dienstregister I:
(1)
Die Prüfung des Dienstregisters I stellt insoweit eine Besonderheit dar, als der Prüferin oder dem Prüfer in der Regel nur die Eintragungen im Dienstregister selbst zur Verfügung stehen, weil die Unterlagen über durchgeführte Zustellungen bereits an die Auftraggeberin oder den Auftraggeber zurückgegeben worden sind. Es ist daher darauf zu achten, dass insbesondere die in der Anleitung zum Dienstregister I enthaltenen Eintragungshinweise strikt befolgt werden, weil nur so die Ordnungsmäßigkeit der Erledigung des Auftrags (Spalte 4) und die Richtigkeit des Kostenansatzes (Spalte 5) nachvollzogen werden können.

(2)
In jedem Fall empfiehlt es sich, zur Prüfung des Dienstregisters I die zu den Sammelakten (§ 40 Abs. 1 GVO) zu nehmenden Auftragsschreiben heranzuziehen.

(3)
Sofern  die Gerichtsvollzieherin oder der Gerichtsvollzieher Wechselproteste ausgeführt hat, sind die Protestsammelakten (§ 40 Abs. 2 GVO) zur Prüfung vorzulegen. Die Eintragungen in Spalten 7 a und 7 b des Dienstregisters I (aus der Landeskasse zu erstattende Auslagen) des Prüfungszeitraums sind ausnahmslos zu prüfen. Wegen der Prüfung des Kostenansatzes wird auf Nr. 10 verwiesen.

9.2
Dienstregister II:
(1)
Im Dienstregister II sollte zunächst stichprobenweise festgestellt werden, ob die Aufträge rechtzeitig (§ 47 Abs. 3 GVO) und vollständig in das Register eingetragen worden sind. Hierbei kann ggf. ein Vergleich der bei der Verteilungsstelle oder der Geschäftsstelle des Amtsgerichts eingegangenen und an  die Gerichtsvollzieherin oder den Gerichtsvollzieher übergebenen Aufträge mit den Eintragungen im Dienstregister II angezeigt sein.

(2)
Aus dem Dienstregister II (Spalte 5) lässt sich feststellen, ob und in welchem Umfang noch zu bearbeitende Vorgänge vorliegen. Voraussetzung ist jedoch, dass die Erledigungsvermerke erst dann angebracht worden sind, wenn die Sache restlos (also auch büro- und kostenmäßig) erledigt ist. Hierauf sollte besonders geachtet werden. Schließlich sollte festgestellt werden, ob die sonstigen Vermerke (Nr. 4 der Anleitung zum Dienstregister II; § 28 Abs. 1 GVO) zutreffend angebracht worden sind.

(3)
Anhand des Dienstregisters II ist für eine ausreichende Anzahl von Sonderakten die lückenlose Reihenfolge festzustellen (§ 75 Abs. 2 Satz 2 GVO). Hierfür wird sich die Prüferin oder der Prüfer alle Sonderakten vorlegen lassen, die über einen längeren Zeitabschnitt nacheinander im Dienstregister II eingetragen sind und ihre Vollständigkeit prüfen. Die Prüferin oder der Prüfer kann so bereits aufgrund der Zeitdauer für das Heraussuchen der Aktenfolge Aufschlüsse über die Organisation des Bürobetriebs erhalten. Sind einzelne Sonderakten an die Verteilungsstelle zurückgegeben, an Vollstreckungsgericht, Staatsanwaltschaft, Insolvenzgericht oder andere Stellen oder an andere  Gerichtsvollzieherinnen oder Gerichtsvollzieher übergeben, ist hierüber der Nachweis zu erbringen.

9.3
Namenverzeichnis (§ 48 GVO): 
(1)
Anhand des Dienstregisters II sollte nachgeprüft werden, ob die nachgewiesenen Zwangsvollstreckungsaufträge restlos im Namenverzeichnis eingetragen sind. Das Namenverzeichnis hilft bei der Ermittlung von Vorgängen mit häufig auftretenden Gläubigerinnen oder Gläubigern und Schuldnerinnen oder Schuldnern. Aus so ermittelten Vorgängen kann u. a. ersehen werden, ob Aufträge gegen verzogene Schuldnerinnen oder Schuldner zu Recht angenommen worden sind oder ob sie hätten abgegeben werden müssen.

(2)
Führt  die Gerichtsvollzieherin oder der Gerichtsvollzieher ein automatisiertes Namenverzeichnis (s.a. Nr. 9.6), kann die Prüferin oder der Prüfer das Namenverzeichnis am Bildschirm ablaufen oder z.B. eine Auflistung aller Vorgänge gegen eine bestimmte Person erstellen lassen. Auf diese Weise kann die Ermittlung so genannter Mehrfachschuldnerinnen und -schuldner erleichtert werden (s. Nr. 9.4 Abs. 1).

(3)
Wird ein Namenverzeichnis nicht geführt, sollte anhand der Generalakten festgestellt werden, ob hierfür die Ausnahmegenehmigung nach § 48 Abs. 2 GVO vorliegt.

9.4
Sonderakten (§ 39 GVO):
(1)
In die Prüfung der Sonderakten sind nicht nur erledigte, sondern auch laufende Vorgänge einzubeziehen. Dies gilt insbesondere für solche Sonderakten, die bereits aus Anlass der Kassenprüfung heranzuziehen sind (Nrn. 8.2.5, 8.3.1, 8.3.5). Zu empfehlen ist insbesondere die Prüfung ruhender Sonderakten, die Prüfung der Terminakten und der Sonderakten, die z. B. wegen Zwischenverfügungen auf Frist liegen oder in denen  die Gerichtsvollzieherin oder der Gerichtsvollzieher Ratenzahlungen oder Scheckzahlungen entgegennimmt, die Prüfung von Sonderakten über Räumungsverfahren oder Verfahren mit mehreren Vollstreckungshandlungen sowie die Prüfung von Sonderakten über Verfahren gegen „Mehrfachschuldnerinnen oder -schuldner".

(2)
Die Sonderakten sind nicht nur daraufhin zu überprüfen, ob Formalien beachtet worden sind (§ 39 Abs. 2 GVO), sondern auch darauf, ob das Verfahren unter Beachtung der einschlägigen Verfahrensvorschriften und der Geschäftsanweisung für Gerichtsvollzieher (§ 75 Abs. 2 Satz 10 GVO) bearbeitet worden ist. Insbesondere aus den Daten der Vollstreckungsversuche lassen sich die Regelmäßigkeit, Frequenz und Nachhaltigkeit der Außendiensttätigkeit ersehen. Zudem ist zu prüfen, ob die Kosten richtig berechnet und abgerechnet worden sind (s. hierzu Abschnitt Nr. 10).

(3)
Im Übrigen sollte die Prüferin oder der Prüfer sein Augenmerk insbesondere auf folgende Kriterien richten:

9.4.1
Inhalt der Sonderakten:
Jede Sonderakte muss den Stand des Verfahrens jederzeit vom Auftragseingang bis zur endgültigen Erledigung lückenlos wiedergeben. Dazu gehört insbesondere, dass bei der Verwendung von Vordrucken die nicht zutreffenden Teile des Vordrucks so gestrichen worden sind, dass der Rest in sich verständlich ist. Alle zu den Sonderakten eingehenden Schriftstücke (einschließlich Sachstandsanfragen, Erinnerungen, Beschwerden o.ä.) sind grundsätzlich bei der Sonderakte zu belassen. Werden ausnahmsweise Schriftstücke urschriftlich zurückgesandt, sind hierfür Ablichtungen zu den Akten zu nehmen (§ 39 Abs. 2 GVO). Werden Sachstandsanfragen vorgefunden, ist auch zu prüfen, ob und innerhalb welcher Zeit  die Gerichtsvollzieherin oder der Gerichtsvollzieher darauf geantwortet hat.

9.4.2
Zahlungsbelege:
Bei den Sonderakten müssen sich alle Belege über Zahlungsvorgänge befinden, z.B. Quittungsdurchschriften, Ein- und Auszahlungsbelege. Soweit derartige Belege nicht erteilt werden, treten an ihre Stelle Vermerke der Gerichtsvollzieherin oder des Gerichtsvollziehers über die Zahlungsbewegungen (z.B. Hinweis auf die Nummer des die Zahlung ausweisenden Kontoauszugs). Anhand der Belege oder der Vermerke über die Zahlungsbewegungen wird u.a. zu prüfen sein, ob Zahlungen richtig und rechtzeitig gebucht und ob Auszahlungen unverzüglich an die richtige Empfängerin oder den richtigen Empfänger veranlasst worden sind.

9.4.3
Vollstreckungsmaßnahmen:
Hinsichtlich des Verfahrensablaufs sollen insbesondere solche Vorgänge überprüft werden, bei denen Schadenersatzfälle auftreten können. Es sollte daher z.B. festgestellt werden, ob die Zustellungen richtig und rechtzeitig durchgeführt wurden, ob Vollstreckungshandlungen bestimmungsgemäß ausgeführt worden sind, ob die Bestimmungen über gleichzeitige oder Anschlusspfändungen beachtet wurden und ob Bekanntmachungen rechtzeitig und vollständig ausgeführt sowie Vermögensverzeichnisse unverzüglich (§ 140 Abs. 1 GVGA)  nach Abnahme der Vermögensauskunft oder eidesstattlichen Versicherung (§ 807 ZPO a.F.) hinterlegt worden sind.

9.4.4
Behandlung von Schecks:
Bei der Annahme von Schecks müssen die Erfordernisse des § 60 Abs. 5 GVGA erfüllt sein. Grundsätzlich muss demnach die Vollstreckungsmaßnahme durchgeführt werden, wenn keine rechtlichen Hindernisse entgegenstehen (z.B. die Schuldnerin oder der Schuldner der Durchsuchung widerspricht). Von einer Pfändung kann auch abgesehen werden, wenn  die Gerichtsvollzieherin oder der Gerichtsvollzieher im Rahmen der Leistungsaufforderung gemäß § 59 Abs. 1, 2 GVGA eine Ratenzahlungsvereinbarung unter Beachtung der Frist des § 802b Abs. 2 Satz 3 ZPO trifft, wenn nicht Anhaltspunkte für die Nichteinlösung des Schecks vorliegen. Einen empfangenen Scheck soll  die Gerichtsvollzieherin oder der Gerichtsvollzieher grundsätzlich selbst einlösen (§ 60 Abs. 5 GVGA). Eine Weitergabe an die Gläubigerin oder den Gläubiger ist nur zulässig, wenn die Schuldnerin oder der Schuldner es ausdrücklich verlangt und das Verlangen im Protokoll vermerkt ist.

9.4.5
Ratenzahlungen:
Die Annahme von Ratenzahlungen ist nur unter den Voraussetzungen der §§ 802a Abs. 1, 802b ZPO, 68 GVGA zulässig. Die Prüferin oder der Prüfer hat sich insbesondere davon zu überzeugen, dass die Ratenzahlungsvereinbarung ausreichend nachvollziehbar protokolliert ist. Insbesondere müssen Angaben zu Höhe und Zeitpunkt der Zahlungen, zum Zahlungsweg und zu den Gründen der Glaubwürdigkeit des Schuldnerinnen- oder Schuldnervorbringens im Protokoll enthalten sein.

9.4.6
Versteigerungstermine:
Bei  Präsenzversteigerungen wird festzustellen sein, ob die Bekanntmachungen ordnungsgemäß erfolgt sind, ob über die Versteigerungserlöse Quittungen erteilt wurden oder aus welchem Grunde dies unterblieben ist, ob - soweit erforderlich - die Namen und Anschriften der Ersteherinnen und Ersteher im Protokoll vermerkt sind und ob der Versteigerungserlös richtig abgerechnet wurde. Bei Internetversteigerungen ist zu prüfen, ob die hierzu ergangenen Regelungen beachtet sind.

9.5 (Fn 4)
Verzeichnisse und Sammelakten:
Im Zusammenhang mit der Prüfung der Sonderakten sollte sich die Prüferin oder der Prüfer das Verzeichnis der Anschlusspfändungen (§ 39 Abs. 4 GVO), die Sammelakten über Bekanntmachungs- und Transportkosten (§ 40 Abs. 3 und 4 GVO) sowie das Lagerbuch vorlegen lassen. Das Lagerbuch ist mit einem Prüfungsvermerk zu versehen. Soweit Akten und Verzeichnisse in elektronischer Form geführt werden, kann zu Prüfzwecken ein Papierausdruck verlangt werden.

9.6
IT-System: 
(1)
Die Prüferin oder der Prüfer soll sich von der bestimmungsgemäßen Nutzung des verwendeten IT-Systems überzeugen. Hierbei ist insbesondere darauf zu achten, dass

a)
die aktuelle Programmversion benutzt wird,

b)
von den Datenbeständen Sicherungskopien auf Wechseldatenträgern gefertigt sind, die in einer Missbrauch oder Beschädigung oder Vernichtung ausschließenden Weise verwahrt werden.

(2)
Darüber hinaus soll  die Gerichtsvollzieherin oder der Gerichtsvollzieher befragt werden, ob Programmfehler aufgetreten sind und ggf., welche Schritte zu deren Behebung unternommen worden sind. Im Übrigen kann die Prüferin oder der Prüfer auf von dem IT-System angebotene Prüfungshilfen zurückgreifen. Die angebotenen Prüfungshilfen sind von der Gerichtsvollzieherin oder dem Gerichtsvollzieher zu erstellen.

9.7
§ 32 GVGA:
Die Prüferin oder der Prüfer soll sich einen Überblick darüber verschaffen, in welchem Umfang von der Möglichkeit der Erledigung des Auftrags nach § 32 GVGA Gebrauch gemacht worden ist.

9.8
Rückstände:
Bei jeder Prüfung ist es sinnvoll, sich einen Überblick über die noch offenen Verfahren im Dienstregister II zu verschaffen und die Gründe für die noch ausstehende Erledigung zu überprüfen. Dabei kann es angezeigt sein, sämtliche nach dem Dienstregister II noch offenen Verfahren festzustellen. In jedem Fall sollte sich die Prüfung der offenen Verfahren aber auf einen Zeitraum von etwa zwölf Monaten vor Beginn der Prüfung erstrecken, um zu gewährleisten, dass Rückstände frühzeitig erkannt werden. Überdies sollten im Geschäftszimmer auch die Fristen-, Nachnahme- und Zahlungsfächer auf eventuelle Rückstände überprüft werden. Es sollten auch die noch nicht erledigten, für den Außendienst bestimmten Akten durchgesehen werden. Dabei ist insbesondere auf die Daten der Vollstreckungsversuche zu achten.

(Fn 3)

10 Kostenprüfung:
Ein wichtiger Teil der Geschäftsprüfung ist die Prüfung der Kostenberechnung. Hierbei ist zu berücksichtigen, dass die Kosten nach dem Gesetz über Kosten der Gerichtsvollzieher (GvKostG) für das Land als Kostengläubiger berechnet und eingezogen werden. Der Gerichtsvollzieherin oder dem Gerichtsvollzieher werden jedoch wesentliche Teile der Kosten (Gebührenanteile und Auslagen) vom Land überlassen (§ 7 Abs. 1 und 2 GVO).

10.1
Bei der Kostenprüfung ist daher darauf zu achten, dass die nach dem GvKostG zu erhebenden Gebühren und Auslagen richtig und vollständig berechnet und eingezogen worden sind. Das bedeutet, dass es nicht allein darauf ankommt, zu viel eingezogene Beträge zu ermitteln. Auch fehlende Gebühren- und Auslagenansätze sind festzustellen. Da die Gerichtsvollzieherin oder der Gerichtsvollzieher die ihr oder ihm überlassenen Gebührenanteile und Auslagen im Wesentlichen zur Deckung des entstehenden Aufwandes an Bürokosten und der sonstigen baren Auslagen erhält, kann es nur im Interesse des Landes liegen, wenn diese Beträge auch vollständig von den Kostenschuldnerinnen und -schuldnern erhoben werden, da anderenfalls das Land im Rahmen der Entschädigungsregelung der Gerichtsvollzieherin oder dem Gerichtsvollzieher in bestimmten Fällen fehlende Beträge zur Deckung des notwendigen Aufwandes ersetzen muss.

10.2
(1)
Das Kostenrecht ist ein „Folgerecht", d.h. die Kosten sind grundsätzlich nach dem Inhalt des Auftrags zu berechnen. Andererseits hat  die Gerichtsvollzieherin oder der Gerichtsvollzieher darauf zu achten, dass nur die unbedingt notwendigen Kosten entstehen (§ 58 Abs. 1 Satz 3 GVGA). Die Prüfung des Kostenansatzes erstreckt sich darauf, ob die entstandenen Kosten richtig und vollständig angesetzt sind.

(2)
Die Prüferin oder der Prüfer sollte sich außerdem die Akten mit den noch offenen Kosten vorlegen lassen. Dabei kann festgestellt werden, ob die Zahlung noch offener Kosten in einem vertretbaren Zeitraum angemahnt und ob nach vergeblicher Mahnung die Beitreibung unter Beachtung von Nr. 9 DB-GvKostG eingeleitet worden ist.

10.3
Die Prüfung des Kostenansatzes bei den im Dienstregister I eingetragenen Aufträgen erfolgt in der Regel anhand der „Sollstellung" der Kosten in den Spalten 5 a bis 5 f des Dienstregisters I unter Berücksichtigung der Vermerke in den Spalten 4 a bis 4 f. Die Zahlung der Kosten ergibt sich aus Spalte 6 und den dazu gehörenden Einzahlungsbelegen. Bei Protesten sind auch die Protestsammelakten hinzuzuziehen.

10.4
Für die im Dienstregister II eingetragenen Vorgänge beginnt die Kostenprüfung in der jeweiligen Sonderakte. Die dort aufgestellte Kostenrechnung ist zugleich die „Sollstellung" dieser Kosten. Die eingezogenen Kosten sind dann im Kassenbuch II in den Spalten 5 bis 10 A mit den in der Kostenrechnung zum Soll gestellten Beträgen zu vergleichen.

10.5
Die aus der Landeskasse zu erstattenden Kostenbeträge (Dienstregister I Spalte 7, Kassenbuch II Spalten 12 und 13) sind zu prüfen (§ 75 Abs. 2 Satz 8 GVO).

10.6 (Fn 2)
Ein gebührenfreier Abruf aus dem Registerportal soll nur dann getätigt werden, wenn eine Ermittlungspflicht der Gerichtsvollzieherin oder des Gerichtsvollziehers besteht (z. B. nach § 882c Abs. 3 i. V. m. § 882b Abs. 2 und 3 ZPO) und kein anderer Beteiligter für die fraglichen Daten beibringungspflichtig ist. Dies hat die Gerichtsvollzieherin oder der Gerichtsvollzieher in den Sonderakten zu vermerken. Die Rechtmäßigkeit des gebührenfreien Zugriffs ist im Rahmen der außerordentlichen Geschäftsprüfung stichprobenweise, bei entsprechender Veranlassung vertieft, zu überprüfen und in der Niederschrift über die Geschäftsprüfung (§§ 76, 79 GVO) festzuhalten.

11 Außerordentliche Geschäftsprüfung (§ 79 GVO):

11.1
Geschäftszimmer (§ 30 GVO):
(1)
In Abweichung von der ordentlichen Geschäftsprüfung, die auch im Dienstzimmer der Prüferin oder des Prüfers durchgeführt werden kann, ist die außerordentliche Prüfung im Wesentlichen im Geschäftszimmer der  Gerichtsvollzieherin oder des Gerichtsvollziehers durchzuführen (§ 79 Abs. 1 GVO).

(2)
Die Prüferin oder der Prüfer hat sich in diesem Fall auch davon zu überzeugen, dass das Geschäftszimmer den Anforderungen des § 30 GVO entspricht. Ein Raum, in dem lediglich der Besucherverkehr abgewickelt wird (Sprechzimmer), kann nicht als Geschäftszimmer im Sinne des § 30 GVO angesehen werden.

11.2
Büroangestellte (§ 33 GVO):
Im Rahmen der außerordentlichen Prüfung soll sich die Prüferin oder der Prüfer davon überzeugen, ob und in welchem Umfang Büroangestellte beschäftigt werden und ob die Einstellung dieser Kräfte der Dienstbehörde angezeigt ist. Die Anzeigepflicht erstreckt sich auch auf Angehörige, die zum Hausstand der Gerichtsvollzieherin oder des Gerichtsvollziehers gehören (§ 34 Abs. 5 GVO). Sofern die Bürohilfe mit der Buchführung und dem Zahlungsverkehr beschäftigt ist, muss hierfür die Zustimmung der Dienstbehörde vorliegen (§ 33 Abs. 2 GVO).

12 Prüfungsergebnis, Prüfungsniederschrift:

12.1 (Fn 4)
Schlussbesprechung (§ 75 Abs. 6 GVO):
(1)
Im Anschluss an die Geschäftsprüfung soll zeitnah und in allen Fällen eine Schlussbesprechung der Prüferin oder des Prüfers mit der Gerichtsvollzieherin oder dem Gerichtsvollzieher stattfinden, bei der der Gerichtsvollzieherin oder dem Gerichtsvollzieher Gelegenheit zu geben ist, sich zu etwa festgestellten Mängeln zu äußern oder etwaige Unstimmigkeiten aufzuklären. Auch bei einer Prüfung ohne festgestellte Beanstandungen sollte dieses  positive Ergebnis mit der Gerichtsvollzieherin oder dem Gerichtsvollzieher besprochen werden. Eine Schlussbesprechung kann auch telefonisch oder auf Verlangen der Gerichtsvollzieherin oder des Gerichtsvollziehers in ihrem oder seinem Geschäftszimmer durchgeführt werden.

(2)
Hierbei ist davon auszugehen, dass die Prüferin oder der Prüfer mangels Weisungsbefugnis die Gerichtsvollzieherin oder den Gerichtsvollzieher nicht dazu anhalten kann, einen Mangel zu beheben (z.B. weitere Vermerke anzubringen oder eine bestimmte Buchung vorzunehmen (Fn 2)). Die Entscheidung darüber, ob die Gerichtsvollzieherin oder der Gerichtsvollzieher einer Beanstandung nachzukommen hat, kann nur die Dienstbehörde treffen. Das Weisungsrecht in Fragen des Kostenrechts bleibt unberührt. (Fn 1) (Fn 2)

(3)
Möchte die Gerichtsvollzieherin oder der Gerichtsvollzieher anlässlich der Schlussbesprechung geringfügige Mängel sofort beseitigen, kann ihm hierzu Gelegenheit gegeben werden. In diesen Fällen besteht nach grundsätzlicher, nicht die einzelne Geschäftsprüfung betreffender Absprache mit der jeweiligen Behördenleitung, die Möglichkeit, in der Prüfungsniederschrift zu vermerken, dass „geringfügige Mängel festgestellt und sofort behoben worden sind", sofern nicht eine Häufung desselben Mangels die spezifizierte Aufnahme in das Protokoll angezeigt erscheinen lässt.

12.2
Prüfungsniederschrift (§§ 76, 79 Abs. 3 GVO):
(1)
Über das Ergebnis der Geschäftsprüfung ist eine Niederschrift nach Vordruck GV 13 zu fertigen. Hat die Geschäftsprüfung ergeben, dass die Gerichtsvollziehertätigkeit bestimmungsgemäß ausgeführt worden ist, wird zur Feststellung des Prüfungsergebnisses der Vordruck GV 13 ausreichen. Dies wird auch dann gelten, wenn die Prüfung zu kleineren Beanstandungen geführt hat und diese in der Schlussbesprechung anerkannt und beseitigt worden sind. Gegebenenfalls kann es ausreichen, Beanstandungen in kürzester Form auszuführen und die Äußerungen der Gerichtsvollzieherin oder des Gerichtsvollziehers dazu festzuhalten.

(2)
Für umfangreichere Beanstandungen oder Prüfungsbemerkungen von grundsätzlicher Bedeutung wird eine Anlage zum Vordruck GV 13 zu fertigen sein. Dies wird immer dann erforderlich werden, wenn Mängel nicht sofort beseitigt werden können oder Maßnahmen der Dienstaufsicht erforderlich werden (§ 77 GVO). Auch in diesen Fällen wird sich die Prüferin oder der Prüfer auf die Feststellung eines Mangels beschränken, allenfalls kann sie oder er aufzeigen, wie die getroffene Beanstandung behoben werden kann (z.B. durch einen Hinweis auf die Notwendigkeit einer weiteren Maßnahme oder auf erforderliche Buchungsvorgänge). Anlass zu einer Prüfungsbemerkung ist nicht gegeben, wenn einschlägige und für den Bezirk der Gerichtsvollzieherin oder des Gerichtsvollziehers geltende Rechtsprechung entgegen gehalten werden kann.(Fn 4)

(3)
Die Prüferin oder der Prüfer sollte nur dann jeden festgestellten Verstoß gegen einschlägige Vorschriften in der Prüfungsniederschrift festhalten, wenn dies nach ihrer oder seiner Überzeugung zwingend notwendig ist.

13 Prüfungspraxis

Die Prüferin oder der Prüfer sollte nicht davon ausgehen, in jedem Fall „etwas finden zu müssen". Auf eine Gerichtsvollzieherin oder einen Gerichtsvollzieher, der trotz starker Belastung den Geschäftsbetrieb im Wesentlichen ordnungsgemäß abwickelt, muss es befremdend wirken, wenn jeder im Drange der Geschäfte unterlaufene kleine Fehler (z.B. unterlassener Vermerk über einen Versuch, über ein Ferngespräch, irrige Eintragung in Spalte 4 des Dienstregisters II pp.) in der Prüfungsniederschrift zur Stellungnahme festgehalten wird.

14 Inkrafttreten

Diese Rundverfügung tritt am 1. September 2014 in Kraft. Gleichzeitig wird die Rundverfügung vom 13. Dezember 2012 (2344 - Z. 154) aufgehoben.

Fußnoten :

   Fn1: Geändert durch RV d. JM vom 4. Oktober 2016. Die RV tritt am 1. November 2016 in Kraft.

   Fn2: Geändert durch RV d. JM vom 19. Oktober 2016. Die RV tritt am 1. November 2016 in Kraft. Die RV vom 4. Oktober 2016 (2344 - Z. 154) wird aufgehoben.

   Fn3: Geändert durch RV d. JM vom 4. Mai 2017. Diese Rundverfügung tritt sofort in Kraft.

   Fn4: Geändert durch RV d. JM vom 30. November 2018. Diese Rundverfügung tritt am 1. Dezember 2018 in Kraft