NRW-Justiz:  Justizverwaltungsvorschriften-Online

1.

Allgemeines

1.1

Über Notarinnen, Notare, Notarassessorinnen und Notarassessoren sind Personalakten bei dem Landgericht und dem Oberlandesgericht zu führen.

1.2

Es dürfen personenbezogene Daten über (ehemalige) Notarinnen, Notare, Notarassessorinnen und Notarassessoren nur erhoben werden, soweit dies zur Begründung, Durchführung, Beendigung oder Abwicklung des Amtsverhältnisses, zur Wahrnehmung gesetzlicher Aufsichtsrechte oder zur Durchführung organisatorischer, personeller und sozialer Maßnahmen, insbesondere auch zu Zwecken der Personalplanung und des Personaleinsatzes, erforderlich ist oder eine Rechtsvorschrift dies erlaubt.

1.3

Die Personalakten sind wegen ihres vertraulichen Charakters vor unbefugter Einsicht durch Dritte zu schützen. Sie dürfen nur den mit der Bearbeitung von Personalsachen betrauten Bediensteten zugänglich sein. Zugang zur Personalakte haben ferner die mit Angelegenheiten der Innenrevision beauftragten Beschäftigten, soweit sie die zur Durchführung ihrer Aufgaben erforderlichen Erkenntnisse anderenfalls nur mit unverhältnismäßigem Aufwand oder unter Gefährdung des Prüfzwecks gewinnen könnten.

1.4

Notarinnen, Notare, Notarassessorinnen und Notarassessoren haben ein Recht auf Einsicht in die sie betreffenden vollständigen Personalakten. Einem Bevollmächtigten ist Einsicht zu gewähren, soweit dienstliche Gründe nicht entgegenstehen. Dies gilt auch für Hinterbliebene und deren Bevollmächtigte. Für Auskünfte aus der Personalakte gelten die Sätze 1 bis 3 entsprechend.

1.5

Die personalaktenführende Behörde bestimmt, wo die Einsicht gewährt wird. Soweit dienstliche Gründe nicht entgegenstehen, können Auszüge oder Ablichtungen gefertigt werden.

2.

Personalbogen

2.1

Den Personalakten ist ein Personalbogen nach dem amtlichen Vordruck vorzuheften. Das Lichtbild ist mit eigenhändiger Unterschrift und Angabe des Jahres der Aufnahme zu versehen.

2.2

Notarinnen, Notare, Notarassessorinnen und Notarassessoren haben Veränderungen in ihren persönlichen Verhältnissen, soweit sie im Personalbogen vermerkt werden, alsbald der zuständigen Präsidentin beziehungsweise dem zuständigen Präsidenten des Landgerichts anzuzeigen und, soweit erforderlich, durch Vorlage von Urkunden nachzuweisen. Anzuzeigen sind insbesondere Änderungen des Vor- und Familiennamens, der Erwerb eines akademischen Grades oder Änderungen der Wohnung oder der Geschäftsstelle.

2.3

Bei Eintragungen im Personalbogen ist auf die entsprechende Stelle in den Personalakten - ggf. den Teilakten - durch Angabe der Blattzahl zu verweisen.

2.4

Jede Eintragung im Personalbogen ist laufend der übergeordneten Justizbehörde, die Personalakten führt, zwecks Berichtigung oder Ergänzung des dort geführten Personalbogens – ggf. unter Beifügung von beglaubigten Abschriften der Unterlagen – unter Verwendung des amtlichen Vordrucks im Bürowege mitzuteilen.

3.

Teilakten

3.1

Teilakten sind insbesondere zu führen über

3.1.1

Beurteilungsbeiträge und Beurteilungen sowie Überbeurteilungen (Zeugnisheft),

3.1.2

Disziplinar- und aufsichtsrechtliche Maßnahmen (Disziplinarheft); verschiedene Angelegenheiten mit gleicher Tilgungsfrist können in einer Teilakte zusammengefasst werden,

3.1.3

gerichtliche Verfahren aus dem Berufsverhältnis (Prozessheft),

3.1.4

Mitteilungen nach der Anordnung über Mitteilungen in Zivilsachen.

3.2

Weitere Teilakten können angelegt werden, sofern hierzu ein Bedürfnis besteht.

3.3

Die Teilakten sind Bestandteile der Personalakten; ihre Anlegung ist auf dem Aktendeckel und unter Nummer 15 des Personalbogens zu vermerken.

3.4

Das Zeugnisheft (Nummer 3.1.1) ist vor den Personalbogen in die Personalakten einzuheften. Die übrigen Teilakten sind lose in den Personalakten aufzubewahren und im Falle der Versendung der Personalakten insoweit zurückzubehalten, als ein Interesse der anfordernden Stelle an dem Inhalt der Teilakte nicht anzunehmen ist.

4.

Tilgung

4.1.

Die Tilgung von Vorgängen und Eintragungen in den Personalakten von Notarinnen, Notaren, Notarassessorinnen und Notarassessoren richtet sich nach § 110a Bundesnotarordnung.

4.2

Mitteilungen im Rahmen des § 64d Absatz 1 Bundesnotarordnung, insbesondere nach der Anordnung über Mitteilungen in Zivilsachen sowie Beschwerden und Behauptungen, auf die die gesetzlichen Tilgungsvorschriften keine Anwendung finden, sind auf Antrag nach 5 Jahren aus der Personalakte zu entfernen und zu vernichten. Die Frist endet nicht, solange eine weitere Mitteilung berücksichtigt werden darf. Zeiten, in denen das Amt nicht ausgeübt werden darf, werden bei der Fristberechnung nicht berücksichtigt.

4.3

Nach Tilgung eines Vorgangs ist den Personalakten ein neuer Personalbogen vorzuheften.

4.4

Die Tilgung obliegt der Präsidentin beziehungsweise dem Präsidenten des Landgerichts. Die Justizbehörde, die die Tilgung anordnet, unterrichtet hiervon die Stellen, denen die zu tilgende Maßnahme mitgeteilt worden ist. Diese veranlassen die Tilgung in den bei ihnen geführten Personalakten. Hat eine höhere Justizbehörde die zu tilgende Maßnahme erlassen oder waren gegen Notarinnen, Notare, Notarassessorinnen oder Notarassessoren förmliche Disziplinarmaßnahmen eingeleitet, obliegt die Tilgung der Präsidentin beziehungsweise dem Präsidenten des Oberlandesgerichts. Ist der Amtssitz einer Notarin oder eines Notars verlegt (§ 10 Bundesnotarordnung), so führt die nunmehr zuständige Justizbehörde die Tilgung durch.

5.

Schlussbestimmungen

5.1

Wegen der Dauer der Aufbewahrung weggelegter Personalakten, ihrer Aussonderung und Vernichtung oder Ablieferung an andere Stellen gelten die hierüber erlassenen besonderen Vorschriften.

5.2

Diese AV tritt am Tag nach der Veröffentlichung im Justizministerialblatt für das Land Nordrhein-Westfalen in Kraft. Gleichzeitig mit dem Inkrafttreten dieser AV tritt die AV „Führung der Personalakten über Angehörige rechtsberatender Berufe“ vom 24. März 1993 (1456 - I B. 1) - JMBl. NW S. 87 - außer Kraft.