NRW-Justiz:  Justizverwaltungsvorschriften-Online

In Ausführung der § 50 BeamtStG, §§ 84 bis 91 LBG i.V.m § 4 Abs. 1 Satz 1 LRiG sowie den Verwaltungsvorschriften zur Ausführung der § 50 BeamtStG / §§ 84 bis 90 LBG NRW (SGV.NRW. 2030) wird Folgendes bestimmt: (Fn 3)

A. Allgemeines

1.
Über jede im Dienst befindliche Person ist eine Personalakte zu führen.

2.
Die Personalakte ist zu führen

a)
bei dem Justizministerium über die Beamtinnen, Beamten, Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer des Ministeriums sowie über die Leiterinnen und Leiter der unter Buchst. b, d, e, f und h genannten Gerichte, Behörden und Einrichtungen mit Ausnahme der Jugendarrestanstalten;(Fn 3)

 b)
bei den oberen Landesgerichten und den Generalstaatsanwaltschaften (Fn 2)

aa)
(Fn 1)über die Richterinnen, Richter, Beamtinnen und Beamten des eigenen Gerichts bzw. der eigenen Behörde sowie des Bezirks, soweit nicht nach der Zuständigkeitsverordnung JM (ZustVO JM) für die Ernennung, Entlassung und Versetzung in den Ruhestand eine andere Zuständigkeit gegeben ist; (Fn 2)

bb)
über die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer (Fn 2) des eigenen Gerichts bzw. der eigenen Behörde;

c)
bei den Oberlandesgerichten über die Rechtsreferendarinnen und Rechtsreferendare;

d)
bei der Fachhochschule für Rechtspflege Nordmein-Westfalen über die Lehrkräfte sowie die Beamtinnen, Beamten, Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer (Fn 2) der Fachhochschule;

e)
(Fn 1) bei dem Ausbildungszentrum der Justiz Nordrhein-Westfalen über die Beamtinnen, Beamten, Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer (Fn 2) des Ausbildungszentrums;

f)
(Fn 1) bei der Justizakademie des Landes Nordrhein-Westfalen - Gustav-Heinemann-Haus - über die Beamtinnen, Beamten, Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer (Fn 2) der Akademie;

g)
(Fn 1) bei den Verwaltungsgerichten, Land- und Amtsgerichten, Sozialgerichten, Arbeitsgerichten, Staatsanwaltschaften über die dort tätigen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer (Fn 2);

h)
bei den Justizvollzugs- und Jugendarrestanstalten und der Justizvollzugsschule Nordrhein-Westfalen – Josef-Neuberger-Haus – über die dort tätigen Beamtinnen und Beamten, mit Ausnahme der Leiterinnen und Leiter dieser Behörden, und über die dort tätigen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer. (Fn 3)
 

 3.
(Fn 1)

B. Personalbogen

1.
(Fn 1) Der Personalakte und den Nebenakten (Abschnitt D) ist ein Personalbogen für die Akten über

a)      
eine Richterin oder einen Richter bzw. eine Beamtin oder einen Beamten (Vordruck 188, Anlage 1),

b)      
eine Arbeitnehmerin (Fn 2) oder einen Arbeitnehmer (Fn 2), (Vordruck 196, Anlage 2),

c)    
eine Rechtsreferendarin oder einen Rechtsreferendar (Vordruck 188 a, Anlage 3)

mit Lichtbild vorzuheften. Das Lichtbild muss auf der Vorderseite mit eigenhändiger Unterschrift und Angabe des Jahres der Aufnahme versehen sein.

2.
Veränderungen der persönlichen Verhältnisse, soweit sie im Personalbogen vermerkt werden, sind alsbald der oder dem Dienstvorgesetzten im Sinne der ZustVO JM anzuzeigen und, soweit erforderlich, durch Vorlage von Urkunden nachzuweisen. (Fn 2) Anzuzeigen sind insbesondere

a) Änderung des Vor- oder Familiennamens
b) Erwerb eines akademischen Grades
c) Wohnungsänderungen
d) Änderungen des Familienstandes
e) Geburts- und Todesfälle von Kindern

3.    
Nach Nr. 2 anzuzeigende Veränderungen sind der personalaktenführenden Stelle sowie den Stellen, die Nebenakten führen, im Bürowege gemäß Vordruck 189 - Mitteilung über Eintragungen im Personalbogen - mitzuteilen.

4. 
(Fn 1) Alle Teil- und Nebenakten (Abschnitt D) sind vollständig in den entsprechend bezeichneten Spalten des Personalbogens aufzuführen. Nach Tilgung eines Disziplinarhefts (Abschnitt C, Nr. 1 Buchstabe c) ist den Personal- und Nebenakten ein neuer Personalbogen vorzuheften.(Fn 3)

C. Teilakten

Bei der für den betreffenden Aufgabenbereich zuständigen Stelle werden Teilakten geführt (§ 84 Abs. 1 Satz 4 LBG). (Fn 3) 

1.
Teilakten sind zu bilden für

a)
dienstliche Beurteilungen sowie etwaigen Gegenäußerungen, Anträgen auf Änderung, Bescheide und Widerspruchsbescheide und verwaltungsgerichtliche Entscheidungen zu Beurteilungen (Zeugnisheft)

b)
Beihilfen und Unterstützungen (Beihilfeheft - § 85 LBG (Fn 1) (Fn 3))

c)
Dienstpflichtverletzungen (Fn 3) (Disziplinarheft)

d)
- weggefallen - (Fn 2)

e)
(Fn 1) Unterlagen über Erkrankungen einschließlich Wiedereingliederungsmaßnahmen, über die Durchführung einer Kur bzw. Sanatoriumsbehandlung.

(Fn 1)
f)
die während des Vorbereitungsdienstes erteilten Zeugnisse.

2.
Weitere Teilakten können angelegt werden, sofern hierfür ein Bedürfnis besteht.

3.
Das Zeugnisheft (Nr. 1 Buchstabe a) kann vor dem Personalbogen eingeheftet werden. Das Beihilfenheft (Nr. 1 Buchstabe b) ist stets als Teilakte zu führen; und ist von der übrigen Personalakte getrennt aufzubewahren (§ 85 Satz 1 und 2 LBG). Die übrigen Teilakten sind lose in der Akte aufzubewahren. Nach näherer Anordnung der Behördenleitung ist eine getrennte Aufbewahrung zulässig. Bei der Vorlage der Akte an andere Stellen ist § 88 Abs. 3 LBG zu beachten. (Fn 3)

4. 
Zu dem Disziplinarheft (Nr. 1 Buchstabe c) werden Vorgänge und Eintragungen über Dienstpflichtverletzungen genommen. Vorgänge und Eintragungen über strafgerichtliche Verurteilungen, strafrechtliche Ermittlungsverfahren und Ordnungswidrigkeiten sowie über berufsgerichtliche Verfahren sind, sofern noch keine Entscheidung nach §§ 33 bis 35 LDG NRW getroffen wurde, in ein bereits angelegtes Disziplinarheft aufzunehmen. Anderenfalls ist ein neues Disziplinarheft anzulegen. Für jedes Disziplinarverfahren ist ein eigenes Disziplinarheft anzulegen.

Die Tilgung von Eintragungen in Personalakten richtet sich nach § 89 LBG, § 16 LDG. Sie obliegt der oder dem unmittelbaren Dienstvorgesetzten. Hat eine höhere dienstvorgesetzte Stelle die zu tilgende Maßnahme erlassen, so ordnet sie die Tilgung an. Ist hiernach die Zuständigkeit des Justizministeriums gegeben, wird die Tilgung durch die unmittelbar nachgeordnete Dienststelle veranlasst. Im Falle der Versetzung nach Erlass der zu tilgenden Maßnahme führt die oder der neue Dienstvorgesetzte die Tilgung durch.

Der zu tilgende Vorgang ist aus den Personalakten zu entfernen und zu vernichten. Ein Vermerk über die Tilgung ist in die Personalakten nicht aufzunehmen. Soweit in anderen Vorgängen der Personalakten Maßnahmen, die der Tilgung unterliegen, erwähnt sind, sind die entsprechenden Stellen nach Ablauf der Tilgungsfristen unkenntlich zu machen. (Fn 3)

 
5.
(Fn 1)


D. Nebenakten
(Fn 1)
Nebenakten (§ 84 Abs. 1 Satz 5 LBG) (Fn 3) sind Zweitakten. Sie dürfen nur geführt werden, wenn die personalverwaltende Behörde nicht zugleich Beschäftigungsbehörde ist oder wenn mehrere personalverwaltende Behörden für die Beamtin oder (Fn 2) den Beamten zuständig sind. Bei den Gerichten, Behörden oder Einrichtungen, bei denen nach Abschnitt A Nr. 2 keine Personalakten zu führen sind, können Nebenakten geführt werden, sofern ihrer Leitung aufgrund der ZustVO JM (Fn 2) Aufgaben der Personalverwaltung obliegen. Nebenakten dürfen nur solche Unterlagen enthalten, deren Kenntnis zur rechtmäßigen Aufgabenerledigung der betreffenden Stelle erforderlich ist (§ 84 Abs. 1 Satz 5 Halbsatz 2 LBG) (Fn 3). Die Anlegung von Nebenakten ist der personalaktenführenden Stelle anzuzeigen. Sie sind aufzulösen und zu vernichten, wenn die Notwendigkeit für ihre Führung nicht mehr besteht. Die Sätze 3 bis 6 sind für die Führung von Nebenakten über Beschäftigte, die nicht in einem Richter- oder Beamtenverhältnis stehen, sinngemäß anzuwenden.

E. Schlussbestimmungen

1.
Für die Aufbewahrung, Aussonderung, Archivierung und Vernichtung abgeschlossener Personalakten gelten die für die Justizverwaltung ergänzend zu § 91 LBG (Fn 3) erlassenen besonderen Vorschriften.

2.
Diese Allgemeine Verfügung tritt am 1. April 2000 in Kraft; zum selben Zeitpunkt werden die Allgemeinen Verfügungen vom 9. April 1979 (JMBl. NW S. 109), 17. November 1986 (JMBl. NW S. 278) und 22. Juni 1990 (JMBl. NW S. 157) sowie der RdErl. d. Ministers für Arbeit, Gesundheit und Soziales vom 25.5.1977, geändert durch RdErl. vom 28.12.1987 (SMBl. NRW 302), aufgehoben.

3.
Form und Inhalt der am 1. April 2000 vorhandenen Personalakten sind innerhalb von fünf Jahren an die Vorschriften dieser Allgemeinen Verfügung anzupassen. Dies gilt nicht für abgeschlossene  oder innerhalb der Frist abzuschließende Personalakten.



              

Fußnoten :

   Fn1: Geändert durch AV vom 28. Mai 2004 mit Wirkung vom 1. August 2004

   Fn2: Geändert durch AV d. JM vom 19. September 2007 JMBl. NRW S. 229

   Fn3: Geändert d. AV d. JM vom 20. Februar 2015 - JMBl. NRW S. 95 -. Diese AV tritt mit Wirkung vom 1. März 2015 in Kraft.