Justizverwaltungsvorschriften
Historie :
Vollzugsgeschäftsordnung Nordrhein-Westfalen (VGO NRW)
AV d. JM v. 7. Dezember 2017 (1464 - IV. 1)
- JMBl. NRW S. 323 -
in der Fassung vom 24. Juni 2026
- JMBl. NRW S. 319 -
Fassung vor Änderung durch AV d. JM v. 24. Juni 2026
Bezug : Neufassung II
63
In-Kraft-Treten, Außer-Kraft-Treten
Diese Allgemeine Verfügung tritt am 1. Januar 2018 in Kraft. Gleichzeitig tritt die Allgemeine Verfügung vom 12. November 2008 (1464 – IV B. 1) – JMBl. S. 277 –, zuletzt geändert durch Allgemeine Verfügung vom 16. September 2011 (1464 – IV B. 1) – JMBl. S. 313 –, mit Wirkung zum 1. Januar 2018 außer Kraft.
Fassung vor Änderung durch AV d. JM v. 24. Juni 2026
Bezug : Neufassung Nummer 52 Absatz 5 Satz 4
52
Führung und Bestandteile der Gefangenen- und der Untergebrachtenpersonalakte
(1) Über alle Gefangenen sind Gefangenenpersonalakten zu führen, für die ein grauer Aktendeckel zu verwenden ist. Zu den Gefangenenpersonalakten zählen auch die automatisierten Dateien, soweit sie in einer den papiergebundenen Gefangenenpersonalakten vergleichbaren Weise nach Gefangenen geordnet geführt werden.
(2) Gefangenenpersonalakten werden bei der Erstaufnahme angelegt. Sie sind mit technischen oder organisatorischen Maßnahmen gegen unbefugten Zugang und Gebrauch zu schützen. Der Verbleib der Gefangenenpersonalakte ist nachzuweisen. Im Übrigen gelten die einschlägigen Datenschutzvorschriften.
(3) Werden Gefangenenpersonalakten vorübergehend versandt, so sind Notakten zumindest mit einem aktuellen Personal- und Vollstreckungsblatt anzulegen, in denen auch die anfallenden Schriftstücke gesondert zu sammeln sind. Nach Rückkehr der Akten sind die Notakten aufzulösen. Bei Durchgangshaft und Überstellungen reichen als Personalunterlagen in der Regel der Transportschein zusammen mit dem Personal- und Vollstreckungsblatt aus.
(4) Beim Einsatz von automatisierten Verfahren ist der aktuelle Datenbestand bei Bedarf auszudrucken und in den Gefangenenpersonalakten abzuheften.
(5) Zu den Gefangenenpersonalakten sind alle Niederschriften, Verfügungen und sonstigen Schriftstücke zu nehmen, die sich auf die Gefangenen beziehen und nicht ausschließlich in gesonderte Akten (z.B. Gesundheits-, Gutachten-, Behandlungsakte, Verwaltungsvorgänge) gehören. Vorgänge, die sich nicht auf Disziplinarvorgänge oder die Sicherheit oder Ordnung der Anstalt beziehen (z.B. Vollzugsplanungen, Gewährung vollzugsöffnender Maßnahmen) können in einer Teilakte geführt werden. Die Bildung von Teilakten ist auf dem Aktendeckel der Gefangenenpersonalakte zu vermerken. Im Rahmen der Sicherheitsanfrage gemäß § 109 Strafvollzugsgesetz NRW gewonnene personenbezogene Daten sind in gesonderten Akten zu führen.
(6) In die Gefangenenpersonalakten werden nach folgender Ordnung aufgenommen:
1. Heftnadel:
Unterlagen über die persönlichen Daten der Gefangenen, hierzu zählen insbesondere die Formblätter
- Personalblatt
- Vollstreckungsblatt
- Aufnahmeverhandlung
- Aufnahmeverfügung
- Personenbeschreibung
- Ergebnis ärztlicher Untersuchungen
- Zugangsgespräch/Aufnahmegespräch
- Unterlagen und Ergebnisse des Diagnoseverfahrens, über die Erstellung und Fortschreibung
des Vollzugs- und Eingliederungsplans
- Übersicht über Vollzugsmaßnahmen
- Abwesenheitsnachweis
- Belehrungen nach den gesetzlichen Vorschriften
- Übersicht über monetäre und nichtmonetäre Ansprüche
2. Heftnadel:
Vollstreckungsunterlagen;
hierzu zählen insbesondere Überhaftersuchen, Strafzeitberechnungen, Entscheidungen über eine Herausnahme aus dem Jugendstrafvollzug, Entscheidungen über vorzeitige Entlassungen, Entlassungsersuchen, Absehen von der weiteren Vollstreckung gemäß § 456a Strafprozessordnung mit Belehrung, Beschlüsse und Belehrungen über die Führungsaufsicht gemäß § 68 Strafgesetzbuch, Unterlagen zur Elektronischen Aufenthaltsüberwachung
3. Heftnadel:
sonstige Schriftstücke in der Reihenfolge ihres Entstehens, insbesondere Anträge, Disziplinarverfahren und Ahndung von Pflichtverstößen.
(7) Schriftstücke der Nadel 2 sind getrennt nach jeder Haftsache unter Verwendung eines mit der laufenden Nummer des Vollstreckungsblattes versehenen Trennblattes, in der Reihenfolge ihres Eingangs abzulegen. Eingehende Schriftstücke werden fortlaufend unter der jeweiligen Haftsache abgelegt. Jede Haftsache erhält in der Reihenfolge ihres Eingangs eine römische Ziffer. Alle sich auf diese Haftsache beziehenden Schriftstücke werden mit dieser römischen Ziffer und einer fortlaufenden arabischen Ziffer versehen.
Unter einem Trennblatt „weitere Verfahren“ können Schriftstücke geführt werden, die sich nicht auf eine in der Vollstreckung befindliche Sache beziehen (z.B. Ermittlungsverfahren, Strafverfahren ohne Aufnahmeersuchen, Strafanzeigen).
Schriftstücke der Nadel 3 sind mit fortlaufenden arabischen Ziffern zu foliieren.
Wird es erforderlich, einen weiteren Band anzulegen, so ist das unter der ersten und zweiten Heftnadel abgeheftete Schriftgut in den neuen Band umzuheften. Die 3. Heftnadel sollte 250 Blatt nicht überschreiten.
Die Foliierung ist stets in roter Farbe vorzunehmen.
(8) Mit Übertritt in die Sicherungsverwahrung ist eine gesonderte Untergebrachtenpersonalakte anzulegen, für die ein Aktendeckel in anderer Farbe zu verwenden ist. Auf Untergebrachtenpersonalakten sind die Regelungen zur Gefangenenpersonalakte entsprechend anzuwenden, soweit nichts anderes bestimmt ist.
Fassung vor Änderung durch AV d. JM v. 24. Juni 2026
Bezug : Neufassung Nummer 45
45
Mitteilungen über die Unterbringung im offenen Vollzug
Mitteilungen an die Opfer über die Unterbringung im offenen Vollzug erfolgen nach Maßgabe von § 116 Strafvollzugsgesetz NRW und § 99 Sicherungsverwahrungsvollzugsgesetz NRW.
Fassung vor Änderung durch AV d. JM v. 24. Juni 2026
Bezug : Neufassung Nummer 23 Buchstabe b
23
Mitteilung der Aufnahme an die Polizei, die Ausländerbehörde, das Jugendamt und die Personensorgeberechtigten
Mitzuteilen sind
a)
der Polizei unter Verwendung der elektronischen Schnittstelle die Aufnahme von Gefangenen zum Vollzug einer Freiheitsentziehung mit Ausnahme des Vollzugs von Zivilhaft;
b)(Fn 2)
der für diese Person jeweils zuständigen Ausländerbehörde die Aufnahme von Ausländern zum Vollzug von Auslieferungshaft, Untersuchungshaft, Freiheitsstrafe, Sicherungsverwahrung und Jugendstrafe; dies gilt nicht bei einer sich an eine Verlegung anschließenden Aufnahme von Gefangenen, wenn der Vollzug der Freiheitsentziehung fortgesetzt wird; ist die zuständige Ausländerbehörde nicht bekannt, erfolgt die Mitteilung an die Ausländerbehörde, in deren Bezirk sich die Anstalt befindet;
c)
dem Jugendamt die Aufnahme von Gefangenen unter 21 Jahren zum Vollzug einer Freiheitsentziehung; dem Jugendamt ist auch eine Änderung der Strafzeit mitzuteilen, wenn das neue Strafende vor der Vollendung des 21. Lebensjahres liegt; bei Gefangenen im Jugendstrafvollzug, in Untersuchungshaft und in Sicherungshaft nach § 453c Strafprozessordnung ist in der Mitteilung um Übersendung eines Ermittlungsberichtes zu bitten;
d)
den Personensorgeberechtigten die Aufnahme von Minderjährigen.
Fassung vor Änderung durch AV d. JM v. 24. Juni 2026
Bezug : Neufassung Nummer 15 Absatz 7 Buchstabe b
15
Erkennungsdienstliche Maßnahmen
(1) Bei der Erstaufnahme - gegebenenfalls bei vorläufiger Aufnahme - einer Person zum Vollzug einer Freiheitsentziehung sind mit Kenntnis der Gefangenen die folgenden erkennungsdienstlichen Maßnahmen durchzuführen:
a) Aufnahme von Lichtbildern,
b) Feststellung äußerlicher körperlicher Merkmale,
c) Messungen,
d) Erfassung biometrischer Merkmale von Fingern, Händen und Gesicht.
(2) Der Tag der Lichtbildaufnahme nach Absatz 1 Buchstabe a ist zu vermerken. Die Lichtbilder sind nach Ablauf von jeweils drei Jahren zu erneuern. Neue Lichtbilder sind auch dann anzufertigen, wenn das Aussehen der Gefangenen sich entscheidend verändert hat. In diesen Fällen beginnt die Frist nach Satz 2 von Neuem. Früher angefertigte Lichtbilder sind aufzubewahren.
(3) Mit der Beschreibung der Person nach Absatz 1 Buchstabe b sind Bedienstete des Krankenpflegedienstes oder andere geeignete Bedienstete zu beauftragen. Die Personenbeschreibung ist zu ergänzen, wenn sich äußerliche körperliche Merkmale entscheidend verändert haben oder neue hinzugekommen sind.
(4) Zur Erfassung biometrischer Merkmale der Finger nach Absatz 1 Buchstabe d sind Abdrücke von allen Fingern zu nehmen. Die Fingerabdruckdaten werden mittels eines Fingerabdruckscanners in der Anstalt abgelesen. Das Ablesen der Finderabdruckdaten ist solange zu wiederholen, bis zu allen Fingern ein korrektes Abbild vorliegt und eine Speicherung möglich ist. Von dem Ablesen eines Fingerabdruckes wird nur dann abgesehen, soweit das Ablesen aus tatsächlichen Gründen ausgeschlossen ist. Im Anschluss an das Ablesen und Speichern der Fingerabdruckdaten erfolgt die Identitätsfeststellung durch Datenabgleich nach Maßgabe des § 4 Absatz 4 Vollzugdatenverarbeitungsverordnung.
(5) Angefertigte Lichtbilder sind zu der Gefangenenpersonalakte zu nehmen und können in personenbezogenen Dateien gespeichert werden. Die Fingerabdruckdaten sind vollständig und unversehrt elektronisch in BASIS-Web zu speichern. Die übrigen erkennungsdienstlichen Unterlagen sind zu der Gefangenenpersonalakte zu nehmen oder in Form von Dateien zu speichern.
(6) Gefangene sind darüber zu belehren, dass sie nach der Entlassung aus dem Vollzug verlangen können, dass die gewonnenen erkennungsdienstlichen Unterlagen und Daten mit Ausnahme der zu den Gefangenenpersonalakten genommenen oder elektronisch gespeicherten Lichtbilder, der Fingerabdruckdaten und der Beschreibung von körperlichen Merkmalen vernichtet oder gelöscht werden, sobald die Vollstreckung der richterlichen Entscheidung, die dem Vollzug zugrunde gelegen hat, abgeschlossen ist.
(7) Bei der Vollstreckung von Zivilhaft oder Strafarrest gelten die vorstehenden Absätze mit folgender Maßgabe entsprechend:
a)
Es werden keine biometrischen Daten des Gesichts gemäß Absatz 1 Buchstabe b erhoben.
b)
Die nach Absatz 1 erhobenen Daten dürfen nur zu den in § 87 Absatz 2 und § 180 Absatz 2 Nummer 4 Strafvollzugsgesetz genannten Zwecken verarbeitet und genutzt werden; ein Datenabgleich zum Zweck der Identitätsfeststellung gemäß Absatz 4 Satz 4 findet nicht statt.
c)
Gefangene sind gemäß Absatz 6 auch darüber zu belehren, dass Fingerabdruckdaten zu dem genannten Zeitpunkt vernichtet oder gelöscht werden, wenn sie dies verlangen.
Fassung vor Änderung durch AV d. JM v. 18. März 2025
Bezug : Neufassung Nummer 59
59
Tabelle StV 1 (Monatsstatistik)
Die Daten der Monatsstatistik werden aus BASIS-Web dem Datenauswertungszentrum der Justiz Nordrhein-Westfalen (im Folgenden DAZ) übermittelt. Die Monatsdaten werden sodann zunächst dem für Justiz zuständigen Ministerium als Aufsichtsbehörde zur Verfügung gestellt. Nach erfolgter Prüfung auf Validität gibt dieses die Monatsdaten anschließend für das DAZ frei. Das DAZ übermittelt die geprüften Daten an das Statistische Bundesamt (destatis). (Fn 1)
Fassung vor Änderung durch AV d. JM v. 18. März 2025
Bezug : Neufassung in Nummer 51 Absatz 2 Buchstabe c
c) der für den Sitz der Anstalt zuständigen Ausländerbehörde, wenn die Aufnahme nach Nummer 23 mitzuteilen war,
Fassung vor Änderung durch AV d. JM v. 18. März 2025
Bezug : Neufassung in Nummer 49 Absatz 2 Buchstabe a
a) den Ausländerbehörden, wenn die Aufnahme nach Nummer 23 anzuzeigen war,
Fassung vor Änderung durch AV d. JM v. 18. März 2025
Bezug : Neufassung Nummer 23 Buchstabe b
b) der für den Sitz der Anstalt zuständigen Ausländerbehörde die Aufnahme von Ausländern zum Vollzug von Auslieferungshaft, Untersuchungshaft, Freiheitsstrafe und Jugendstrafe; dies gilt nicht bei einer sich an eine Verlegung anschließenden Aufnahme von Gefangenen, wenn der Vollzug der Freiheitsentziehung fortgesetzt wird;
Fassung vor Änderung durch AV d. JM vom 15. Juni 2021
Bezug : Nummer 61 Satz 2
61
Tabellen StV 6 bis StV 12 (Jahresstatistik)
Die Daten der Jahresstatistik werden aus BASIS-Web dem DAZ übermittelt. Dieses stellt die Tabellen StV 6 bis StV 12 der Aufsichtsbehörde bis zum 10. Januar des Folgejahres zur Verfügung.
Fassung vor Änderung durch AV d. JM vom 15. Juni 2021
Bezug : Neufassung Nummer 59
59
Tabelle StV 1 (Monatsstatistik)
Die Daten der Monatsstatistik werden aus BASIS-Web dem Datenauswertungszentrum der Justiz Nordrhein-Westfalen (DAZ) übermittelt. Dieses leitet die Daten dem Landesbetrieb Information und Technik Nordrhein-Westfalen (IT-NRW) zur Erstellung der Statistik StV 1 zu und stellt sie zudem der Aufsichtsbehörde zur Verfügung.
Fassung vor Änderung durch AV d. JM vom 15. Juni 2021
Bezug : Nummer 51, Absatz 2 Buchstabe d
d)
der Meldebehörde innerhalb von zwei Wochen, wenn die Aufnahme nach Nummer 24 mitzuteilen war; die Gefangenen sind über die Mitteilung an die Meldebehörde zu unterrichten,
Fassung vor Änderung durch AV d. JM vom 15. Juni 2021
Bezug : Neufassung Nummer 41, Absatz 2
(2) Der Meldebehörde ist die Verlegung von Gefangenen anzuzeigen, wenn ihr die Aufnahme nach Nummer 24 mitzuteilen war.
Fassung vor Änderung durch AV d. JM vom 15. Juni 2021
Bezug : Neufassung Nummer 24, Absatz 1 und Absatz 2
24
Mitteilung der Aufnahme an die Meldebehörde
(1) Die Aufnahme von Gefangenen zum Vollzug einer Freiheitsentziehung ist innerhalb von zwei Wochen der Meldebehörde mitzuteilen, wenn die Gefangenen nach ihren Angaben nicht für eine Wohnung im Inland gemeldet sind und der Aufenthalt in der Anstalt drei Monate übersteigt. Übersteigt der Aufenthalt in der Anstalt bei der Aufnahme zunächst nicht drei Monate oder ist die Dauer der Freiheitsentziehung bei Aufnahme, wie beispielsweise beim Vollzug der Untersuchungshaft, nicht bekannt, tritt eine Mitteilungspflicht erst dann ein, wenn durch sich anschließende oder fortdauernde Freiheitsentziehung die Dauer von drei Monaten überschritten wird; die Mitteilung hat sodann innerhalb von zwei Wochen zu erfolgen.
(2) Die in der Mitteilung an die Meldebehörde vorgesehenen Daten sind insoweit zu übermitteln als sie der Anstalt bekannt sind. Zum Zwecke der Meldepflicht müssen Daten nicht gesondert erhoben werden.