NRW-Justiz:  Justizverwaltungsvorschriften-Online

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1.
Alle Geschäftsräume der Behörde sind mit Nummern, mit der Aufschrift ihrer Bestimmung und der Sprechzeit, falls sie von den Dienststunden abweicht, zu versehen; die Bekanntmachung der Sprechzeiten an den Türen der Geschäftsräume kann unterbleiben, wenn in einem Gebäude einheitliche Sprechzeiten festgesetzt und diese in den Eingangsbereichen in gut sichtbarer Weise bekanntgemacht worden sind; die Behördenleitung kann anordnen, dass für einzelne Geschäftsräume die Aufschrift der Bestimmung und der Sprechzeit unterbleibt. Familiennamen und Amtsbezeichnungen sind anzugeben, soweit das nicht unzweckmäßig ist. Bei größeren Behörden sind die Räume geschossweise nach Möglichkeit so zu beziffern, dass sie auch beim Vorhandensein einer geringeren Raumzahl im Erdgeschoss die Nummern 1 bis 99, im 1. Obergeschoss die Nummern 100 bis 199, im 2. Obergeschoss die Nummern 200 bis 299 usw. in gleicher Richtung fortschreitend tragen, übereinander liegende Räume möglichst mit gleichen Zehnern und Einern. Soweit erforderlich, sind Richtungsanzeiger anzubringen. Im Eingangsraum des Gebäudes ist ein möglichst nach Sachgebieten geordnetes Verzeichnis der Geschäftsräume, nötigenfalls mit einem Lageplan auszuhängen.

 

2. (Fn 6)
Hinsichtlich des Nichtraucherschutzes in öffentlichen Einrichtungen wird auf die Bestimmungen des Gesetzes zum Schutz von Nichtraucherinnen und Nichtrauchern in Nordrhein-Westfalen (Nichtraucherschutzgesetz) vom 20. Dezember 2007 verwiesen.

 

1. (Fn 6)

Die Gerichte und Staatsanwaltschaften sind montags bis freitags während der Dauer der Öffnungszeiten für die Rechtssuchenden zugänglich; die Behördenleitung kann davon abweichend Sprechstunden festsetzen, jedoch nicht weniger als vier Stunden täglich, von denen mindestens einmal wöchentlich eine Stunde auf den Nachmittag entfallen muss. Beschränkungen gelten nicht für Rechtsuchende in Eilfällen, für Angehörige der rechts- und steuerberatenden Berufe und deren Hilfspersonen sowie für Angehörige einer Behörde oder öffentlich-rechtlichen Körperschaft. Öffnungszeiten und Sprechzeiten, falls sie von den Öffnungszeiten abweichen, sind an den Eingangstüren oder in sonstiger, von außen gut sichtbarer Weise und auf den Anschlägen bekanntzumachen. Auf die ordentlichen Gerichtstage ist diese Vorschrift entsprechend anzuwenden. Die diesbezüglichen Vorschriften der Grundbuchgeschäftsanweisung bleiben unberührt.

2.
Für den Dienst für unaufschiebbare Eilfälle an dienstfreien Werktagen sowie an Sonn- und Feiertagen gelten die darüber erlassenen besonderen Vorschriften.

3.
Zur Entgegennahme von Gesuchen, Klagen, Anträgen und Erklärungen, die von der Geschäftsstelle aufzunehmen sind, soll nach Möglichkeit eine besondere Rechtsantragstelle eingerichtet werden.

1.
Am Haupteingang des Dienstgebäudes ist ein Briefkasten so anzubringen, dass Schriftstücke auch bei verschlossener Eingangstür eingeworfen werden können. Soweit in einem Gebäude mehrere Justizbehörden untergebracht sind, genügt ein Briefkasten für alle Behörden.

2.
Der Briefkasten soll mit einer Zeitschaltuhr versehen sein, so dass er als Tages- und Nachtbriefkasten oder nur als Nachtbriefkasten verwendet werden kann. Ein Briefkasten mit automatischer Sortiereinrichtung, der ausschließlich als Nachtbriefkasten verwendet wird, ist in der Aufschrift als "Nachtbriefkasten" zu bezeichnen. Der Briefkasten, der als Tages- und Nachtbriefkasten verwendet wird, ist mit folgender Aufschrift zu versehen:
"Briefkasten
des/der
______________________________________________________________
(Bezeichnung der Behörde)

Leerungszeiten:
montags - freitags _______________________________ und 24 Uhr,
sonnabends, sonn- und feiertags __________________      und 24 Uhr.

Fristsachen können am Tage des Fristablaufs bis 24 Uhr fristwahrend eingeworfen werden.

Schriftstücke mit Wertgegenständen sowie Fristsachen am Fristablauftage zur Vermeidung von Nachteilen während der Dienststunden bitte nicht einwerfen, sondern in der Geschäftsstelle abgeben. (Fn 8)

Bei Amts- und Landwirtschaftsgerichten ist der Hinweis " , in Grundbuch- und Höfesachen" als Zusatz hinter "Wertgegenständen" anzubringen.

Als Leerungszeiten sind auch Zeitpunkte während der Dienststunden vorzusehen und in der Beschriftung entsprechend zu vermerken.

3.
Die Präsidentinnen und Präsidenten der oberen Landesgerichte sowie die Generalstaatsanwältinnen und Generalstaatsanwälte können für ihren Geschäftsbereich Anordnungen treffen, durch die auf andere Weise den Belangen der Rechtsuchenden Rechnung getragen wird. Der Briefkasten mit Zeitschaltuhr ist werktags mehrmals und einmal kurz vor Schluss der Dienststunden sowie an Sonnabenden, Sonn- und Feiertagen nach Bedarf zu leeren. Schriftstücke, die dem Nachtbriefkasten entnommen werden, sind sofort zu kennzeichnen, ob sie am Vortage oder erst nach 24 Uhr eingeworfen worden sind, sofern das nicht automatisch geschieht.

4.
Ist ein Briefkasten mit automatischer Sortiereinrichtung angebracht, der nur als Nachtbriefkasten verwendet wird, ist im Eingangsbereich des Gebäudes für die Niederlegung von Schriftstücken ein weiterer Briefkasten anzubringen.

5.
Bei großen Behörden ist eine besondere Briefannahmestelle einzurichten, wenn davon eine Förderung des Geschäftsbetriebs zu erwarten ist. Diese Möglichkeit soll auch für mehrere Justizbehörden in einem Gebäude in Betracht gezogen werden.

6.
Für amtliche Aushänge ist an einer der Öffentlichkeit zugänglichen Stelle eine Gerichtstafel anzubringen. Für sonstige Aushänge ist eine besondere Bekanntmachungstafel vorzusehen.

 

1.
Die Einsicht des Grundbuchs, der öffentlichen Register und der Akten sowie die Auskunft aus dem Schuldnerverzeichnis hat die Geschäftsstelle während der gewöhnlichen Dienststunden ohne besondere Anweisung nach Maßgabe der einschlägigen Bestimmungen zu gewähren. Unberührt bleiben jedoch die Vorschriften, nach denen die Einsichtnahme bzw. Auskunftserteilung von der Zahlung einer Gebühr abhängig gemacht ist.

2.
Die Akteneinsicht ist nur in Gegenwart der verantwortlichen Geschäftsstellenverwalterinnen oder Geschäftsstellenverwalter zu gestatten, es sei denn, die Sachbearbeiterin oder der Sachbearbeiter übernimmt im Einzelfall die Verantwortung für die in ihrem oder seinem Dienstzimmer und in ihrer oder seiner Gegenwart erfolgende Einsicht.

 

1.
Die Bestimmungen über die Entgegennahme und die Öffnung und Weiterleitung der eingehenden Sendungen trifft die Behördenleitung, und zwar auch für die Fälle, in denen die Sendungen an einzelne Abteilungen, Kammern oder Senate gerichtet sind.

 

2.
Ist eine Briefannahmestelle eingerichtet, so nimmt diese Schriftstücke für sämtliche Abteilungen der der Briefannahmestelle angeschlossenen Justizbehörden entgegen. Die Briefannahmestelle gilt insoweit als Geschäftsstelle sämtlicher Abteilungen der angeschlossenen Behörden unbeschadet der Bestimmungen in Abs. 6.

 

3.
Bei der Entgegennahme eines Schriftstücks sind durch den oder die von der Behördenleitung bestimmten Beschäftigten auf dem Schriftstück der Zeitpunkt des Eingangs und die Zahl der Anlagen unter Beifügung des Namenszeichens anzugeben; dabei sind auch die besonderen Bestimmungen über die Entwertung elektronischer Kostenmarken zu beachten (Nr. 4 EKM-B). (Fn 5) Wird der behördliche Eingangsstempel verwendet, entfällt das Namenszeichen, wenn auf Grund der Geschäftsverteilung festgestellt werden kann, wer die Sendung geöffnet hat. Sind Name oder Wohnung der Einsenderin oder des Einsenders oder der Tag des Schreibens nicht deutlich genug erkennbar, so ist der Briefumschlag bei dem Schriftstück zu belassen und zu den Akten zu nehmen. Dies hat ebenfalls zu geschehen bei Eingang von Sendungen, die Klagen oder zur Wahrung von erkennbaren Fristen dienende Schriftstücke enthalten. Gelangt ein Schriftstück usw. nicht spätestens am auf den Eingang folgenden Arbeitstag, ein zu Protokoll der Geschäftsstelle aufgenommener Antrag nicht am Tage seiner Aufnahme an die Geschäftsstelle, so hat diese einen besonderen Eingangsvermerk anzubringen. Das gleiche gilt, wenn Schriftstücke usw. in Eilsachen nicht am gleichen Tage zur Geschäftsstelle gelangen. (Fn 5) Fehlt eine Anlage, auf die in der Schrift verwiesen ist, so ist dies zu vermerken.

 

4.
Bei Klagen ist der Zeitpunkt des Eingangs außer auf der Urschrift auch auf den Abschriften anzugeben. Dies gilt auch bei Rechtsmittelschriften und Rechtsmittelbegründungsschriften, deren Eingangsvermerke auch die Bezeichnung des Gerichts oder der Staatsanwaltschaft enthalten müssen. Zu solchen Vermerken ist der Eingangsstempel - mit Behördenangabe - zu verwenden.

 

5.
Bei Entgegennahme wichtiger Schriften ist der Empfang auf Verlangen schriftlich zu bestätigen, wenn mit den Schriften der Entwurf einer Empfangsbescheinigung, der nur durch Einfügen des Kalendertages und durch die Unterschrift der Bediensteten oder des Bediensteten zu ergänzen ist, oder ein entsprechend eingerichtetes Quittungsbuch vorgelegt wird. Bei Überreichung von Wertgegenständen ist unaufgefordert eine Empfangsbescheinigung zu erteilen. Von Personen, die selten und nicht geschäftsmäßig Schriften einliefern, soll die Vorlage eines Entwurfs einer Empfangsbescheinigung nicht verlangt werden. Die Briefannahmestellen sollen Vordrucke für Empfangsbescheinigungen vorrätig halten.

 

6.
Für die Entgegennahme eines auf eine Eintragung im Grundbuch gerichteten Antrages oder Ersuchens gelten die darüber erlassenen besonderen Vorschriften. Diese gelten entsprechend für Anträge und Ersuchen auf Eintragung in das Schiffsregister und das Schiffsbauregister sowie für die Entgegennahme der auf Grund des Pachtkreditgesetzes bei den Amtsgerichten eingehenden Schriftstücke.

 

7.
Der genaue Zeitpunkt des Eingangs nach Tag, Stunde und Minute ist anzugeben:

a)
auf Erklärungen der Eigentümerin oder des Eigentümers oder von Ehegatten, welche die Eigenschaft des Hofes nach der Höfeordnung betreffen (§ 1 HöfeO),

b) (Fn 4)
auf Anträgen auf Eröffnung des Insolvenzverfahrens,

c)
auf Verlängerungsanträgen zum Musterregister,

d) (Fn 6)

auf Schriftstücken, die auf die Pfändung des Anspruchs eines Anspruchsberechtigten wegen Herausgabeansprüchen/Sicherheitsleistungen gegen das Land gerichtet sind.

 

8.

Dem Eingangsvermerk haben die annehmenden Bediensteten ihren vollen Namenszug beizufügen:

a)
auf den in Abs. 7 bezeichneten Schriftstücken,

b)
auf den Vollmachten zur Ausschlagung einer Erbschaft oder zur Anfechtung der Annahme- oder Ausschlagungserklärung, wenn diese Vollmachten erst nach Abgabe der Ausschlagungs- oder Anfechtungserklärung durch die Bevollmächtigte oder den Bevollmächtigten eingereicht werden (§§ 1945, 1955 BGB),

c)
auf Sendungen, mit denen ein eigenhändiges Testament zur amtlichen Verwahrung eingereicht wird,

d) (Fn 9)
wenn der Sendung bares Geld, Briefmarken oder sonstige Wertzeichen beiliegen,

e) (Fn 4)
auf Rechtsmittel- und Rechtsmittelbegründungsschriften in Strafsachen.

Die Briefannahmestellen sind an die Vorschrift zu b) und c) nicht gebunden.

 

9.
Bei Sendungen, mit denen ein eigenhändiges Testament zur amtlichen Verwahrung eingereicht wird, ist auf dem Umschlag des Testaments der Name der Einsenderin oder des Einsenders zu vermerken, wenn dieser nicht bereits angegeben ist.

 

1.
Anträge usw., die nach den Bestimmungen durch die Geschäftsstelle selbständig zu bearbeiten, aber an die Behörde gerichtet sind, sind gleichwohl unmittelbar von der Geschäftsstelle zu erledigen.

2.
Eingänge, welche die Geschäftsstelle nicht selbständig zu erledigen hat, sind mit den Akten oder mit einem Vermerk über ihren Verbleib, gegebenenfalls mit dem Entwurf der Entscheidung oder Verfügung vorzulegen, und zwar Haft- und Eilsachen in einer von der Behördenleitung der Farbe nach zu bestimmenden Eilmappe. Die Akten bleiben stets beigefügt, wenn nicht besondere Gründe, z. B. ihr Umfang, die zeitweilige Ablegung notwendig machen oder die Trennung besonders angeordnet wird.

3.
Belegblätter und Zustellungsurkunden betreffend die Anordnung des Zwangsversteigerungstermins, die Gläubigerversammlung in Konkurssachen und Insolvenzverfahren sowie den Vergleichstermin im Vergleichsverfahren sind alsbald nach Eingang vorzulegen. Im Übrigen werden Zustellungsurkunden nur dann vorgelegt, wenn die Zustellung durch Niederlegung erfolgt ist, wenn die Vorlage angeordnet ist oder wenn die Geschäftsstelle bei ihrer Prüfung feststellt, dass nicht vorschriftsmäßig zugestellt worden ist, ferner, wenn die Urkunden sonst zu einer Verfügung Anlass geben (z. B. bei Zustellungen außerhalb des Gerichtsbezirks, in dem der ursprüngliche Bestimmungsort liegt).

4.
Schriftstücke, die eine Terminsbestimmung erfordern, eine terminierte Rechtssache betreffen oder eine Ladung enthalten, ferner Rechtsmittelschriften sowie -begründungen sind sogleich nach ihrem Eingang vorzulegen.

5.
Alle Eingänge, die bis zum Dienstschluss nicht vorgelegt oder untergebracht sind, müssen griffbereit auf dem Schreibtisch (Postmappe, Ablagekorb) oder in einem bestimmten unverschlossenem Fach aufbewahrt werden.

 

§ 7 (Fn 6)

Elektronischer Rechtsverkehr

 

1.

Elektronische Dokumente können auf den gesetzlich zugelassenen sicheren Übermittlungswegen eingereicht werden. Sind die elektronischen Dokumente mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen, können sie auch in anderer Weise an das EGVP (elektronisches Gerichts- und Verwaltungspostfach) übermittelt werden.

 

2.

Die informationstechnischen Anforderungen an die Übermittlung und Bearbeitung elektronischer Dokumente ergeben sich aus der Verordnung des Bundesministeriums für Justiz und Verbraucherschutz über die technischen Rahmenbedingungen des elektronischen Rechtsverkehrs einschließlich des besonderen elektronischen Behördenpostfachs in der jeweils gültigen Fassung sowie nach den für das jeweilige Rechtsgebiet geltenden weiteren Verordnungen.

 

3.

Zur Überwachung und Bearbeitung elektronischer Eingänge ist eine zentrale Annahmestelle für elektronisch eingehende Post einzurichten. Die regelmäßige Vorlage der dortigen Eingänge erfolgt in entsprechender Anwendung von § 6.

 

4.

Soweit die technischen Voraussetzungen bestehen, werden die Eingänge einschließlich der Anlagen und Transfervermerke in Fachanwendungen übernommen. Sofern elektronische Eingänge nicht an Fachanwendungen weitergeleitet werden, sind diese auszudrucken und in entsprechender Anwendung von § 6 in den Geschäftsgang zu geben.

 

5.

Die konkrete Ausgestaltung der Dienstanweisungen zur Behandlung elektronischer Postein- und -ausgänge obliegt der jeweiligen Behördenleitung.

 

1.
In amtsgerichtlichen Sachen kann die schriftliche Ladung von Beteiligten unterbleiben, wenn ihnen der Termin bei Einreichung oder Anbringen der Klage oder des Antrages, auf Grund dessen die Terminsbestimmung stattfindet, mitgeteilt worden ist (§ 497 Abs. 2 ZPO); in diesen Fällen soll Personen, die das mündliche Verhandeln vor Gericht nicht geschäftsmäßig betreiben, ein schriftlicher Vermerk über den Termin ausgehändigt werden, sofern sie nicht hierauf verzichten. Die Art der Mitteilung des Termins ist zu den Akten zu vermerken.

2.
Bei Aufhebung eines Termins zur Beweisaufnahme vor der ersuchten Richterin oder dem ersuchten Richter ist den Beteiligten in der Nachricht hierüber der Grund der Aufhebung mitzuteilen. Falls der Termin nicht aufgehoben wird, sondern nur einzelne Zeugen oder Sachverständige am Erscheinen verhindert sind, ist die richterliche Entscheidung darüber einzuholen, ob die Beteiligten benachrichtigt werden sollen.

3.
In geeigneten Fällen ist eine Terminsaufhebung telefonisch oder in sonstiger, zweckmäßiger Form mitzuteilen, wenn anzunehmen ist, dass eine schriftliche Benachrichtigung die Beteiligten nicht mehr rechtzeitig erreichen würde.

4.
Terminsbekanntmachungen und Ladungen werden nur dann für die Akten besonders entworfen, wenn der zu benutzende Vordruck im Text abgeändert oder durch Zusätze ergänzt werden muss und für diese Angaben einfache Aktenvermerke nicht ausreichen; in jedem Falle sind die zu Ladenden und der benutzte Vordruck deutlich zu bezeichnen.

 

1. (Fn 6)
Die Geschäftsstelle hat die Ausführung der Verfügungen zu überwachen; ihr obliegt die Verwaltung des gesamten Schriftgutes. Unter Verweis auf § 5 Absatz 1 Satz 1 Aktenordnung muss die Geschäftsstelle den Verbleib von Akten und Schriftstücken jederzeit feststellen können. Bei elektronischer Aktenführung erfolgt dies durch in der Fachanwendung enthaltene Kontrollfunktionen.

2.
Akten sind von der Geschäftsstelle selbständig beizuziehen; die dazu gesetzten Fristen sind einzuhalten.

3.
Alle Schreiben und Verfügungen haben im oberen Bereich die Bezeichnung der absendenden Behörde, die Geschäftsnummer (das Aktenzeichen) und die Bitte zu enthalten, dass die Geschäftsnummer bei allen Eingaben anzugeben sei. Darunter folgt die Angabe der Rechtsangelegenheit. Im Verkehr mit Behörden ist ihr Aktenzeichen anzuführen; entsprechendes gilt für den übrigen Geschäftsverkehr (Geschäftszeichen, Nummer des Versicherungsscheines usw.). Bei der Übersendung von Grundpfandrechtsbriefen und Abschriften/Ablichtungen aus dem Grundbuch sind ebenso wie bei der Bekanntmachung der Eintragungen (§ 55 GBO) an Behörden, Kreditinstitute usw. auf dem Übersendungsschreiben oder an sonst geeigneter Stelle stets die Eigentümerin oder der Eigentümer und ggf. das Geschäftszeichen der Empfänger anzugeben, soweit diese Angaben nicht bereits aus den beizufügenden Unterlagen zu entnehmen sind. Bei Hypotheken-, Grundschuld- und Rentenschuldbriefen, Wechseln oder ähnlichen Urkunden sind diese und etwaige weitere Vermerke nicht auf die Urkunde selbst, sondern auf das Übersendungsschreiben oder den Umschlag zu setzen. Die Übersendung der Bekanntmachung über die Eintragung, der Grundpfandrechtsbriefe und ggf. der Grundbuchabschriften soll möglichst gleichzeitig erfolgen. Oben rechts sind Ort und Tag, darunter die Anschrift, gegebenenfalls unter Angabe des Postfachs, die Postleitzahl(en), die Telefonnummer (mit Ortsnetzkennzahl) und gegebenenfalls auch die Anschlussnummern der weiteren Telekommunikationsanlagen (z. B. Telefax) der absendenden Dienststelle anzugeben. Bei der Telefonnummer ist die Durchwahlnummer der zuständigen Abteilung der Geschäftsstelle zu vermerken.

Unter den Kopfangaben oben links folgt die Anschrift der Empfängerin oder des Empfängers. Personenbezogene Adressierungszusätze (z. B. "z. Zt. Justizvollzugsanstalt . . .", aber auch Geburtsdaten usw.) sind grundsätzlich nicht in die Anschrift aufzunehmen. Postalische Behandlungsvermerke (z. B. "Einschreiben") sind über die Anschrift zu setzen. Sonstige Behandlungsvermerke (z. B. "Eilt", "Vertraulich", "durch Boten") sind neben dem Anschriftenfeld anzubringen.

Im Kopf oder am unteren Rand der Schreiben sollen nach Möglichkeit Hinweise auf die Erreichbarkeit der absendenden Dienststelle mit öffentlichen Verkehrsmitteln gegeben werden.

Bei Schreiben an Arbeitgeber von Verfahrensbeteiligten, die personenbezogene Daten enthalten, ist auf dem Briefumschlag zu vermerken: "Vertrauliche Personalsache". Im Übrigen sind die Empfehlungen der Deutschen Bundespost zu beachten.

Auf die Regelungen zur Gestaltung des Schriftverkehrs (1410 - I D. 91, JVV) wird verwiesen. (Fn 1)

4.
Selbständige Mitteilungen, Benachrichtigungen und Ersuchen der Geschäftsstelle an Behörden usw. sind regelmäßig in Urschrift abzusenden; wenn nötig, ist die Versendung in den Akten zu vermerken. Reinschriften, Ausfertigungen und Abschriften sind mit den Entwürfen oder Urschriften genau zu vergleichen, Ausfertigungen und beglaubigte Abschriften soweit erforderlich unter Hinzuziehung eines zweiten Bediensteten. Für Schriftstücke, die mit Hilfe automatischer Einrichtungen gefertigt werden, gelten die hierfür erlassenen besonderen (Vereinfachungs-)Vorschriften. Auf Urkunden, die das Gericht aufgenommen hat, ist bei Erteilung einer Ausfertigung zu vermerken, wem und an welchem Tage sie erteilt ist. Auslands-, Wert- und Einschreibsendungen sind der oder dem Angehörigen des Justizwachtmeisterdienstes gesondert zu übergeben.

5.
Auf den Verfügungen ist die Erledigung, insbesondere auch der Tag der Absendung der Reinschriften, unter Angabe des Namenszeichens usw. zu vermerken. In dem Vermerk ist auch die Zahl der abgegangenen Sendungen gegen Empfangsbekenntnis oder Rückschein anzuführen.

 

1.
Soweit es vorgeschrieben oder üblich ist, Urkunden, Ausfertigungen usw. mit Garn oder Schnur zu heften, haben die Gerichte und Staatsanwaltschaften Garn oder Schnur in den Landesfarben Grün-Weiß-Rot zu verwenden.

2.
Die Urkunden, Ausfertigungen usw. sollen im oberen Drittel des Seitenrandes so geheftet werden, dass eine Beschädigung der Heftschnur beim Lochen und Abheften der Urkunden vermieden wird.

3.
Bestehen vollstreckbare Entscheidungen und sonstige zur Zwangsvollstreckung geeignete Titel aus mehreren Blättern, so sind diese in einer Weise zu verbinden, die eine unbeabsichtigte Trennung nicht ohne weiteres ermöglicht. Hierzu können Heftösen, Heftklammern (nicht Büroklammern), Klebestreifen oder Heftleisten verwendet werden; die innenseitigen Heftstellen sind jeweils so mit dem Dienststempel zu überstempeln, dass der Stempelabdruck je zu einem Teil die gegenüberliegenden Innenseiten erfasst. Eine Verbindung mit Schnur und Siegel wird hierdurch nicht ausgeschlossen. Im Hinblick auf die starke Beanspruchung der vollstreckbaren Ausfertigungen bei der Zwangsvollstreckung ist festes Papier (nicht unter 70 g/m2) zu verwenden.

 

Für die Vollziehung von Schriftstücken gelten die darüber ergangenen besonderen Vorschriften (1411 - I. 2). (Fn 6)

 

 

1.
Die Geschäftsstelle hat dafür zu sorgen, dass aus den zuzustellenden Schriftstücken zu ersehen ist, in wessen Auftrag und an wen zuzustellen ist, ob und gegebenenfalls welche Personen etwa bei einer Ersatzzustellung auszuschließen sind (§ 178 Abs. 2 ZPO, § 3 Abs. 2 VwZG (Fn 4)), ob und gegebenenfalls inwieweit weiterzusenden ist, ob eine Zustellung durch Niederlegung ausgeschlossen sein soll, ob eine Zustellung durch Einlegung in den Briefkasten ausgeschlossen sein soll, ob ein Eilfall vorliegt und ob gegebenenfalls mit Angabe der Uhrzeit zuzustellen ist. (Fn 1)

2.
Eine Zustellung durch die Post kann nicht erfolgen:

a)
bei Zustellungen an den Gemeinschuldner im Konkursverfahren oder an die Schuldnerin oder den Schuldner im Insolvenzverfahren, wenn im Falle der Anordnung einer Postsperre (§ 121 KO, § 99 InsO) Sendungen des Gerichts von der Postsperre nicht ausdrücklich ausgenommen worden sind,

b)
bei Zustellungen von Willenserklärungen, bei denen eine Urkunde vorzulegen ist,

c)
bei Zustellungen von Pfändungsbeschlüssen an Drittschuldner, falls die Gläubiger verlangen, dass an Drittschuldner die in § 840 ZPO bezeichnete Aufforderung gestellt werde.

 

3.
Zustellungen an Ehegatten sind an jeden Ehegatten getrennt zu bewirken.

 

4.
Für die Zustellung in der Bundeswehr, an Angehörige des Bundesgrenzschutzes und an nicht auf freiem Fuß befindliche Personen in Justizvollzugsanstalten und Jugendarrestanstalten gelten die hierüber erlassenen besonderen Bestimmungen.

 

5.
Der Auftrag an die Geschäftsstelle zur Vermittlung der Zustellung kann mündlich erteilt werden.

 

6.
Soweit eine Zustellung nicht von Amts wegen vorzunehmen ist, hat die Geschäftsstelle die Zustellung zu vermitteln:

a) bei den Amtsgerichten in allen bei ihnen anhängigen oder durch das übergebene Schriftstück anhängig zu machenden Angelegenheiten, auf welche die ZPO Anwendung findet oder entsprechend anzuwenden ist,

b) in Anwaltsprozessen in Ansehung der Zustellungen, durch die eine Notfrist gewahrt werden soll,

es sei denn, dass Beteiligte erklärten, sie wollen selbst eine Gerichtsvollzieherin oder einen Gerichtsvollzieher mit der erforderlichen Zustellung beauftragen; in Anwaltsprozessen ist diese Erklärung nur zu berücksichtigen, wenn sie in dem zuzustellenden Schriftsatz enthalten ist. In amtsgerichtlichen Sachen ist als Auftrag zur Vermittlung der Zustellung im Zweifel auch schon der Antrag auf Erlass des Pfändungs- und Überweisungsbeschlusses anzusehen. Das an die Geschäftsstelle gerichtete Ersuchen, die Zustellung eines Schriftstücks oder die Vornahme einer Zwangsvollstreckung zu vermitteln, schließt, wenn die erforderlichen Ausfertigungen und Abschriften nicht gleichzeitig übergeben werden, den Antrag auf ihre Erteilung in sich ein. Bei Zustellungen durch Kräfte des Gerichtsvollzieherdienstes bleibt es diesen überlassen, die erforderlichen Abschriften der zuzustellenden Schriftstücke zu fertigen.

 

7.
In Sachen, in denen Prozesskostenhilfe bzw. Verfahrenskostenhilfe (Fn 4) bewilligt ist und in denen die Beteiligten nicht durch eine Rechtsanwältin oder einen Rechtsanwalt vertreten werden, hat bei den Amtsgerichten die Geschäftsstelle für die Herstellung der erforderlichen Abschriften zu sorgen.

 

8.
Die Geschäftsstelle soll bei den von ihr vermittelten Zustellungen unmittelbar einen nach § 33 Abs. 1 des Postgesetzes beliehenen Unternehmer (Post) um Bewirkung der Zustellung ersuchen (§ 168 Abs. 1 Satz 2 ZPO). (Fn 1) Haben Beteiligte verlangt, dass die Zustellung nicht durch die Post, sondern durch Kräfte des Gerichtsvollzieherdienstes selbst erfolgen soll, so ist dies auf dem jeweiligen Schriftstück zu vermerken.

 

9.
Alle nach § 181 Abs. 1 S. 1 ZPO (Fn 6) auf der Geschäftsstelle niedergelegten Schriftstücke werden in der dafür von der Behördenleitung bestimmten Abteilung gesammelt und nach der Reihenfolge der Niederlegung geordnet aufbewahrt. (Fn 1) Die Geschäftsstelle hat die bei ihr niedergelegten Sendungen, die binnen drei Monaten nach der Niederlegung nicht abgeholt werden, an die Stelle zurückzugeben, von der die Zustellung ausging. Die zurückgegebenen Sendungen können alsbald vernichtet werden, soweit es sich um Schriftstücke handelt, die nur ihrem Inhalt nach der Empfängerin oder dem Empfänger mitgeteilt werden sollen. Solche Teile der Sendung, die als Urkunden einen selbständigen Wert haben, werden zu den zugehörigen Akten genommen.

Ihre Weiterbehandlung richtet sich nach den für die Aufbewahrung und Rückgabe von Urkunden allgemein gültigen Bestimmungen. Über die Niederlegung wird ein Verzeichnis in einfacher Form geführt, in dem auch die Aushändigung oder die Rückgabe der Sendungen nachgewiesen werden.

 

10.
Zustellungen - gegebenenfalls auch einfache Übersendung von Schriftgut - an die Dienststellen der Stadt-, Finanz- und anderer Verwaltungen, die ihren Sitz innerhalb der politischen Gemeindegrenzen des Ursprungsortes haben und die ihre Postsendungen nicht selbst abholen, sind durch Justizbedienstete vornehmen zu lassen, sofern dieser Weg wirtschaftlicher ist als die Inanspruchnahme der Post und der allgemeine Dienstbetrieb eine solche Möglichkeit zulässt. In Einzelfällen kann auch auf besondere Anordnung durch Justizbedienstete zugestellt werden. (Fn 1) Hinsichtlich der Zustellung mittels gesetzlich zugelassener sicherer Übermittlungswege wird auf § 13 hingewiesen. (Fn 6)

 

11.
Die aufzunehmenden Zustellungsurkunden sollen deutlich und bestimmt abgefasst und mit dokumentenechten Kugelschreibern leserlich geschrieben sein. Radierungen sind untersagt, bei Durchstreichungen muss das Durchstrichene noch leserlich sein. Die bei der Ausfüllung nicht benutzten Teile des Vordrucks sind zu durchstreichen. Lücken dürfen nicht verbleiben. Der Tag der Zustellung ist auf dem zu übergebenden Brief in folgender Fassung zu vermerken:

"Zugestellt am ... (Tag, Monat, Jahr, ggf. Uhrzeit)".

Die Zustellungsurkunden und Empfangsbescheinigungen sind alsbald nach Zustellung der Geschäftsstelle zurückzugeben.

 

12.
In den Fällen des § 174 Abs. 1 ZPO und des § 5 Abs. 4 VwZG (Fn 4) genügt zum Nachweis der Zustellung das mit Datum und Unterschrift versehene Empfangsbekenntnis. (Fn 1) Zur Einsparung von Zustellungskosten ist - vorbehaltlich anderer Anordnungen - regelmäßig von dieser Zustellungsform Gebrauch zu machen. Hinsichtlich des Zustellungsnachweises durch ein elektronisches Empfangsbekenntnis gemäß § 174 Abs. 4 ZPO wird auf § 13 hingewiesen. (Fn 6) Die zuzustellenden Sendungen können auch in den Abholfächern niedergelegt werden. Der vorbereitete Vordruck ist beizufügen. In allen Fällen, in denen eine Versendung durch Einschreiben vorgeschrieben oder angeordnet ist, ist grundsätzlich die kostengünstigere Form des "Einwurf-Einschreibens" zu wählen, es sei denn, bestehende Rechts- oder Verwaltungsvorschriften oder besondere Anordnungen schreiben eine andere Versendungsform vor.

 

13. (Fn 3)
Bei Zustellungen von Amts wegen, die durch Aufgabe zur Post vorgenommen werden (§ 184 ZPO), ist der Sendung ein Merkblatt folgenden Inhalts beizufügen:

"Zustellung durch Aufgabe zur Post!

Die Zustellung gilt mit Ablauf von 2 Wochen/_____________ Wochen/Monaten nach der am _____________ erfolgten Aufgabe der Sendung zur Post als bewirkt.

Das Datum der Aufgabe zur Post ist für etwaige Fristen maßgebend, deren Beginn von der Zustellung abhängt. Daher kommt es für den Beginn dieser Fristen und für sonstige Wirkungen der Zustellung nicht auf den Zeitpunkt des Zugangs der Sendung bei Ihnen an."

Es ist dafür zu sorgen, dass die Sendung an dem im Merkblatt eingesetzten Datum zur Post gegeben wird. Das Merkblatt ist als Vordruck zu beschaffen."

 

14.
Die Geschäftsstelle hat auf der letzten Seite der bei den Akten verbleibenden Urschrift des zuzustellenden Schriftstücks zu vermerken:

a)
im Falle der Aushändigung an Justizbedienstete:
"An ____________________________
zur Zustellung am __________________ "

b)
im Falle der Aushändigung an die Post:
"Zur Post am ____________________",
oder wenn hierbei die Hilfe einer/eines Justizbediensteten in Anspruch
genommen worden ist:
"Zur Post durch ___________________
am __________________________".

Die Vermerke sind von der oder dem Bediensteten mit Namenszeichen zu versehen. (Fn 1)

 

15.
Die Akten, in denen eine Zustellung von Amts wegen veranlasst ist, sind bis zum Eingang der Zustellungsnachweise in besonderen Fächern aufzubewahren; sie sind erst nach dem Eingang aller zur Sache gehörenden Zustellungsnachweise aus dem Fach zu entnehmen. Die Fächer sind täglich durchzusehen; bleiben Zustellungsnachweise aus, so ist nach ihrem Verbleib zu forschen.

 

§ 13 (Fn 6)

Elektronische Zustellungen

 

Soweit elektronische Zustellungen gesetzlich zugelassen sind (z.B. § 174 Abs. 3 ZPO), insbesondere im Fall der elektronischen Einreichung von Dokumenten, soll hiervon Gebrauch gemacht werden. § 7 Abs. 1 gilt entsprechend.

 

 

1.

Die öffentliche Zustellung durch Aushang oder durch Einstellung in ein im Gericht öffentlich zugängliches Informationssystem (elektronische Gerichtstafel) nach § 186 ZPO i. V. m. § 10 Abs. 2 VwZG hat die Geschäftsstelle zu besorgen. Dabei kann sie sich beim Aushang der Hilfe von Angehörigen des Justizwachtmeisterdienstes, im Übrigen von den dafür durch die Behördenleitung gegebenenfalls bestimmten Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeitern mit Zugriff auf die elektronische Gerichtstafel bedienen.

 

1.1

Bei der öffentlichen Zustellung durch Aushang hat, wer den Aushang anheftet oder abnimmt, dies auf dem Aushang mit Ort, Datum und Unterschrift zu bescheinigen. Über die Anheftung ist eine mit dem Dienststempel zu versehende gleiche Bescheinigung als besondere Urkunde bei den Akten zu verwahren, bei der Abnahme zu vervollständigen und dann mit dem Schriftstück zu verbinden. Bei Zustellungen von Amts wegen genügt statt der besonderen Bescheinigung ein auf die Urschrift gesetzter Vermerk.

 

1.2

Im Falle der Durchführung der öffentlichen Zustellung über die elektronische Gerichtstafel ist durch die Geschäftsstelle der Vermerk über die Einstellung und Löschung der Datei auszufüllen und zu unterschreiben. Hierbei ist zunächst das Einstellungsdatum in dem elektronischen Dokument einzutragen. Ein Ausdruck der Datei ist nach der Einstellung zu den Akten zu nehmen.

Nach Löschung der Datei in der elektronischen Gerichtstafel ist der Vermerk über die Zustellung durch die Geschäftsstelle auf dem Ausdruck hinsichtlich des Löschdatums zu ergänzen.

 

1.3

Bei elektronischer Führung der Akten hat derjenige, der das Dokument einstellt oder löscht, dies in der Akte mit Datum und qualifizierter elektronischer Signatur zu bestätigen.

 

Im Falle der öffentlichen Zustellung durch Aushang ist der Nachweis der Anheftung und der Abnahme ebenfalls in der elektronischen Akte mit Datum und qualifizierter elektronischer Signatur zu bestätigen.

 

2.

Die Schriften, die dem Nachweis der Zustellung dienen, werden mit den Akten der Sachbearbeiterin oder dem Sachbearbeiter vorgelegt. Sie verbleiben, auch wenn die öffentliche Zustellung nicht von Amts wegen erfolgt ist, in den Akten des Gerichts. Beteiligten, welche die Zustellung beantragt haben, ist eine Bescheinigung über die bewirkte Zustellung zu erteilen.

 

3.

Die öffentlichen Bekanntmachungen werden nach den gesetzlichen Bestimmungen (vgl. z.B. § 22 VglO, § 76 KO, § 9 InsO, §§ 39, 40 ZVG, §§ 435 bis 437 FamFG und

§ 10 VwZG) und den besonderen Anordnungen der Sachbearbeiterin oder des Sachbearbeiters durch die Geschäftsstelle veranlasst. Sie sind, unbeschadet der vorstehend erwähnten Bestimmungen und Anordnungen, nach Möglichkeit kurz zu fassen und schließen in allen Fällen mit dem Datum und der vollständigen Bezeichnung der Justizbehörde (z. B. Köln, den . . . Amtsgericht Köln). Der Entwurf der Bekanntmachung ist vor einer etwaigen Absendung zur Veröffentlichung bzw. vor Einstellung der elektronischen Datei in der elektronischen Gerichtstafel der Sachbearbeiterin

oder dem Sachbearbeiter zur Genehmigung vorzulegen.

 

Der Staatsanwaltschaft sind in eilbedürftigen Fällen, die von ihr als solche zu bezeichnen sind, die Akten auf Verlangen auch ohne richterliche Verfügung vorzulegen. Dies gilt nicht in den Fällen, in denen die Richterin oder der Richter sich die Verfügung über die Herausgabe der Akten ausdrücklich vorbehalten hat. In den übrigen Fällen gelten die allgemeinen Bestimmungen bei Ersuchen um Aktenübersendung.

 

Besteht im Bezirk des Landgerichts eine auswärtige Strafkammer, so werden für jedes Geschäftsjahr ein oder mehrere Bedienstete der Geschäftsstelle des Amtsgerichts zu Urkundsbeamtinnen oder -beamten der Geschäftsstelle der Strafkammer bestellt; sie haben die in Strafkammersachen aufgenommenen Verhandlungen unter ausdrücklicher Erwähnung dieser Amtseigenschaft zu unterzeichnen. Die Präsidentin oder der Präsident des Landgerichts kann neben den in Satz 1 bezeichneten Bediensteten weitere Kräfte des Landgerichts zur Urkundsbeamtin oder zum Urkundsbeamten der Geschäftsstelle der auswärtigen Strafkammer bestellen. In diesen Fällen wird die Verteilung der Geschäfte durch die Präsidentin oder den Präsidenten des Landgerichts geregelt.

 

Die Allgemeinen Verfügungen vom 21. Oktober 1993 (JMBl. NW S. 265), 29. Dezember 1994 (JMBl. NW S. 29), 22. Juni 1995 (JMBl. NW S. 158), 26. Juli 1996 (JMBl. NW S. 193) und 15. Dezember 1998 (JMBl. NW 1999 S. 16) werden aufgehoben.

 

Diese AV tritt am Tage nach der Veröffentlichung in Kraft.

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Fußnoten :

   Fn1: Geändert durch AV d. JM vom 19. Juni 2002 (1463 - I D. 4) - JMBl. NRW S. 153 - in Kraft getreten am 1. Juli 2002;

   Fn2: Geändert durch AV d. JM vom 14. Juli 2003 - JMBl. NRW S. 187 -

   Fn3: Geändert durch AV d. JM vom 13. Mai 2008 - JMBl. NRW S. 133 -

   Fn4: Geändert durch AV d. JM vom 23. Februar 2010 - JMBl. NRW. S. 91 -

   Fn5: Geändert durch AV d. JM vom 12. Juli 2011 - JMBl. NRW. S.153. Die AV tritt am Tage nach ihrer Verkündung in Kraft.

   Fn6: Geändert durch AV d. JM vom 14. Dezember 2018 - JMBl. NRW S. 3 -. Die AV tritt am Tag nach der Verkündung in Kraft.

   Fn7: Geändert durch AV d. JM vom 31. Januar 2022 (1463 - I. 4) - JMBl. NRW S. 87 -. Die AV tritt am Tag nach der Verkündung in Kraft.

   Fn8: AV d. JM vom 19. Oktober 2022 (1463 – I. 4) - JMBl. NRW S. 499 –. Die AV tritt am Tag nach der Verkündung in Kraft.

   Fn9: Geändert durch AV d. JM vom 19. Oktober 2022 (1463 – I. 4) - JMBl. NRW S. 499 –. Die AV tritt am Tag nach der Verkündung in Kraft.